La tarea sigue allí: “Dar seguimiento a la propuesta”; tiene fecha y responsable, pero al volver a ella necesito recordar de qué va la tarea, qué propusimos, qué respondió la otra persona y qué quedó pendiente de decidir; antes de escribir el correo, termino buscando la conversación que explica por qué tenía que enviarlo. Registrar la tarea me permitió conservar el compromiso, pero quedó pendiente reunir los antecedentes para cumplirlo.
Eso ocurre con facilidad cuando en una misma semana conviven proyectos de mi empresa, la producción de Después de Clase, los artículos de Foco Productivo y mis responsabilidades académicas como profesor y estudiante -así es, tomé la controversial decisión de estudiar una Maestría en IA, sin disponer de mucho tiempo, de la que seguro luego comentaré-. Al retomar cualquiera de esos espacios, necesito encontrar lo ocurrido desde la última vez que le presté atención, porque una respuesta puede haber cambiado la propuesta y una reunión puede explicar por qué estamos esperando antes de avanzar.
En la primera entrega conté que dejé Notion porque organizarlo me quitaba demasiado tiempo y que volví cuando en mi empresa necesitábamos conectar la información. Hoy buena parte del valor que encuentro en la herramienta está en poder abrir un proyecto, recuperar su contexto y continuar trabajando con los antecedentes a mano.
Una estructura que reconozco cuando vuelvo
Mis proyectos tienen una organización bastante clásica, que comienza con una descripción breve de lo que estamos haciendo y para qué, y reúne las tareas, las notas o documentos y las reuniones relacionadas. En los proyectos de EdTech Latam incorporo también indicadores y subproyectos cuando la ejecución lo requiere, de modo que puedo reconocer dónde buscar cada cosa aunque esté pasando de un encargo corto a un programa de varios años.
Entre las notas conservo el charter (project charter), donde reúno el propósito, el alcance y los acuerdos principales del proyecto; al final, una sección llamada “Avances” me permite seguir lo que ha ido ocurriendo. Si necesito revisar una decisión, consulto ese documento o regreso a la reunión donde la tomamos, mientras que en las tareas dejo los detalles necesarios para ejecutar el trabajo.
Al redactarlas, conviene distinguir el resultado que buscamos de la acción que podemos realizar a continuación. El enfoque por proyectos de Tiago Forte parte de un resultado y un plazo, y la próxima acción de David Allen concreta el paso físico y visible que permite avanzar: escribir “Preparar el taller” todavía deja decisiones por resolver, mientras que “Enviar al equipo el borrador de la agenda” permite reconocer qué hacer cuando llegue el momento.
En Foco Productivo agrupo la producción de cada entrega en una tarea integral, donde conservo el contexto editorial, el artículo relacionado y los pasos de escritura y distribución, con una estimación en pomodoros. Esa agrupación me sirve para organizar el bloque de trabajo, aunque “Escribir y publicar el artículo” reúna varias acciones que necesito detallar dentro para poder ejecutarlas.
💡 Cómo nombro las tareas
Añadir un prefijo al nombre me ayuda a reconocer de una mirada a qué institución, o cliente, corresponde una tarea: uso SU para el colegio Santa Ursula o PUCP para la Universidad Católica, seguido de la acción concreta. Así podría escribir “SU: Enviar al equipo el borrador de la agenda” o “PUCP: Escribir a la coordinadora para confirmar la fecha del taller”; cuando reviso la lista general, esas primeras letras me orientan antes de abrir cada registro.
La relación con el proyecto conserva la conexión dentro de Notion, mientras que el prefijo facilita mi lectura de la lista.
El contenido de la tarea reúne los antecedentes y las condiciones que necesito para realizarla, incluidos los vínculos a una reunión o un documento cuando corresponde. Así, al sentarme a trabajar, puedo consultar lo acordado y dedicar mi atención a la acción pendiente, sin volver a tomar decisiones que ya habíamos resuelto.
Las relaciones entre bases hacen que el sistema funcione
Para que las tareas aparezcan dentro de sus proyectos, necesito establecer una relación entre las bases de datos: cada tarea tiene una propiedad que indica a qué proyecto pertenece y, dentro de ese proyecto, una vista filtrada muestra los registros que le corresponden. Esta es una de las conexiones mínimas que recomendaría aprender al comenzar, porque permite trabajar con una base general de tareas y consultarla desde distintos lugares.
En uno de nuestros proyectos de innovación educativa puedo revisar las tareas como lista, abrir un cronograma o consultar las urgentes, según lo que necesite resolver en ese momento. Cuando actualizo una desde la página del proyecto, el cambio aparece también en las otras vistas, porque estoy trabajando sobre el mismo registro; puedo consultarlo junto al resto de mis pendientes o dentro del proyecto, con su documentación cerca.
En EdTech Latam, los proyectos están relacionados también con sus clientes y sus reuniones, y la documentación conserva su vínculo con el proyecto correspondiente. Al entrar a un cliente puedo localizar el trabajo que estamos realizando y recorrer sus antecedentes hasta encontrar el acuerdo o el material que necesito consultar.
Sobre esas relaciones funcionan los rollups, que permiten reunir o calcular información de los registros vinculados; por ejemplo, si una base de proyectos está conectada con una de tareas, un rollup puede contar cuántas tareas corresponden a cada proyecto. La documentación de Notion sobre relaciones y rollups desarrolla estas posibilidades, aunque para comenzar daría prioridad a entender las conexiones y añadiría cálculos cuando hubiera una pregunta concreta que responder.
Con los apuntes sigo el mismo criterio: vinculo al proyecto la información que necesito recuperar al trabajar en él. Desde mi Home puedo consultar las responsabilidades del día y, al entrar a un proyecto, encontrar el detalle de lo que le corresponde, sin tener que reunir nuevamente sus enlaces.
Mis plantillas responden a mi manera de trabajar
Crear mis propias plantillas ha sido muy importante para mí, porque me permite disponer de una estructura conocida cada vez que abro un proyecto y ajustarla a lo que voy necesitando. En EdTech Latam fui quien impulsó la adopción de Notion, y parte de ese trabajo ha consistido en encontrar una organización que también nos facilite orientarnos cuando compartimos responsabilidades.
La plantilla de proyectos es bastante completa, con espacios para la documentación, las tareas y las reuniones, además de indicadores y subproyectos. A partir de allí puedo eliminar secciones, porque hay encargos cuyo criterio de éxito es entregar un producto acordado y otros que requieren seguir varios indicadores durante un periodo más largo.
En una alianza comercial, por ejemplo, retiré los indicadores y los subproyectos porque no correspondían al trabajo que estábamos realizando; en otros proyectos sí necesito dividir la ejecución en partes y revisar sus fechas desde un tablero o un cronograma. La plantilla me ahorra preparar la estructura, pero sigue requiriendo que decida cuánto de ella tiene sentido conservar.
Quien está comenzando puede probar la plantilla gratuita de Proyectos y tareas creada por Notion, que ofrece una base para explorar estas conexiones. También hay personas que venden plantillas y soluciones especializadas; yo he preferido desarrollar las mías a medida, a partir de las necesidades que voy encontrando en mi actividad.
Antes de elegir una, revisaría qué trabajo permite gestionar y cuánto entiendo de su funcionamiento, para poder modificarla cuando haga falta. Incluso una sección vacía merece esa revisión: quizá todavía necesito desarrollarla, pero también puede haber llegado el momento de quitarla.
El hábito que mantiene la continuidad
Al terminar de atender un proyecto durante el día, le pido a Notion Agent, la IA de Notion -de la que hablaremos en una próxima entrea- que registre todo lo trabajado en la sección “Avances”, conservando el detalle necesario para reconocer después lo realizado y lo que sigue pendiente. Es una petición sencilla que me ayuda a dejar un registro de las decisiones, las respuestas recibidas y los cambios, con referencias a las tareas o documentos que permiten ampliar la información.
Cuando retomo el proyecto, ese historial me sirve para recuperar el contexto con ayuda de Magic, mi agente IA de Notion, y reconocer por dónde continuar; cuando llega el cierre definitivo, la información acumulada también me ayuda a preparar un informe apropiado. El registro que mantuve durante la ejecución reúne buena parte de los antecedentes que necesitaré para explicar cómo se desarrolló el trabajo.
También guardo en Notion los hilos de correo relevantes mediante Notion Web Clipper y los vinculo con su proyecto, porque una conversación puede explicar el motivo de una tarea o las condiciones de una entrega. Conservar esos intercambios amplía la información que puedo consultar con Magic o con asistentes como ChatGPT y Claude a través de MCP -un tema que desarrollaré en las próximas entregas-.
Por supuesto, sigo encontrando secciones que necesitan actualizarse y estructuras que puedo simplificar, sobre todo cuando una plantilla conserva información inicial que ya cambió durante la ejecución. Registrar los avances me ayuda a seguir lo ocurrido, pero también necesito revisar los apartados donde resumo el estado del proyecto para que continúen siendo una referencia útil.
Si comenzara hoy, elegiría un proyecto real y prepararía una estructura que pudiera utilizar durante una semana, con su propósito, las tareas y los apuntes necesarios. Al volver a trabajar en él comprobaría qué me falta y qué me cuesta encontrar; esa experiencia me daría razones para ajustar la plantilla y establecer las conexiones que vaya necesitando.
En la próxima entrega entraré al CRM de EdTech Latam para mostrar cómo relacionamos clientes, proyectos y seguimiento. Mientras tanto, al cerrar mi trabajo del día en un proyecto, procuro dejar registrados los avances y la siguiente acción: cuando vuelva a abrirlo, tendré cerca lo que ocurrió y podré continuar desde allí.
Foco Productivo es un espacio donde comparto experiencias y criterios para organizar el trabajo e incorporar tecnología a la vida cotidiana.