Dejé de usar Notion porque organizar la información me quitaba más tiempo que revisarla. Me gustaban las posibilidades que me brindaba esta aplicación, encontraba ideas interesantes para aprovecharla y veía lo que otras personas construían allí; pero, cuando volvía a lo que necesitaba resolver, Evernote -mi App de toda la vida- me resultaba suficiente. Capturaba información en una bandeja de entrada y después la distribuía entre proyectos, áreas y recursos, siguiendo el método PARA de Tiago Forte. Tenía una forma de trabajar que entendía y podía mantener.
Notion exigía otras decisiones. Había que pensar cómo organizar las páginas, qué convertir en una base de datos y cómo conectar unas cosas con otras. La herramienta era buena; el esfuerzo que yo le dedicaba todavía no encontraba una compensación en mi trabajo cotidiano. Preferí dejarla.
Hoy buena parte de mi actividad profesional y académica vive allí, en Notion. Mi empresa, EdTech Latam; mi podcast, Después de Clase; esta newsletter, Foco Productivo; los cursos que tomo y la maestría que acabo de comenzar tienen su espacio en Notion. Evernote continúa acompañándome como archivo personal y herramienta de captura, tal como expliqué en el artículo de cierre de la serie anterior.
Entre aquel primer intento y mi uso actual cambiaron las necesidades de mi empresa, mi conocimiento de la aplicación y las posibilidades de la inteligencia artificial. Ese recorrido me parece un buen lugar para comenzar esta serie, sobre todo si alguna vez abriste Notion y te preguntaste qué se suponía que debías hacer con esa página vacía.
Volví cuando el trabajo empezó a necesitar conexiones
En EdTech Latam teníamos información repartida entre carpetas de Google Drive: documentos de proyectos, hojas de cálculo, registros de clientes y materiales de reuniones. Los archivos estaban guardados, pero reconstruir el estado de un proyecto o el seguimiento de un cliente requería recorrer varios lugares.
Google Workspace nos había permitido trabajar y sigue formando parte de nuestra operación -somos Google for Education Partners-. Conocíamos también algunas mejoras que facilitaban la organización, como reunir distintas pestañas dentro de un documento. Aun así, buscábamos una forma de relacionar la información y darle continuidad al trabajo del equipo.
Por esos años me acerqué más a las comunidades de Notion en Perú, asistí a eventos y seguí las novedades de la aplicación. Desde 2023 soy Notion Ambassador; esa cercanía y la formación posterior me ayudaron a entender posibilidades que en mi primer intento había aprovechado poco.
La llegada de la IA reforzó mi interés. Empezamos a ver un flujo en el que la agenda de una reunión, sus acuerdos y las tareas posteriores podían mantenerse conectados. Para una empresa pequeña, donde las mismas personas atienden clientes, preparan propuestas y ejecutan proyectos, reducir el trabajo de reconstruir lo conversado tiene mucho valor.
Yo impulsé el cambio; Mafer y Roberto, mis colegas, se sumaron y comenzamos a trasladar nuestra operación. Todavía estamos en ese camino. Parte de la información continúa en Drive y cada uno se adapta a su ritmo. La adopción de una herramienta también depende de que las personas encuentren una manera cómoda de trabajar con ella.
Para explicar Notion, empezaría por mi Home
Si tuviera que mostrarte una sola pantalla de mi espacio, abriría la página que llamé “Home de Alberto”.
Arriba tengo accesos a Después de Clase, Foco Productivo, mis cursos y certificaciones, notas y materiales sobre inteligencia artificial. Más abajo aparecen mis prioridades del día y dos espacios de tareas: las de mi actividad personal y freelance, por un lado, y las de EdTech Latam, por otro. También puedo consultar los proyectos en ejecución que están bajo mi responsabilidad.
Desde allí llego a mis áreas y recursos, organizados con una adaptación del método PARA, y a una bandeja de entrada de trabajo. Esta última todavía necesita mejoras: buena parte de lo que capturo sigue entrando por Evernote, donde me resulta más natural guardar información rápidamente.
Mi Home reúne cosas que necesito tener a mano. Alguien que estudia podría colocar allí sus asignaturas, próximas entregas y lecturas; un docente, los cursos que dicta y los materiales que está preparando. La portada tendría otra forma porque sus responsabilidades serían otras.
Esa posibilidad de construir una entrada propia al trabajo es una de las razones por las que hoy valoro tanto Notion. Puedo decidir qué necesito ver y desde dónde quiero acceder a ello, sin tener que mostrar toda la información al mismo tiempo.
Las piezas que conviene entender antes de construir
Notion permite escribir documentos, guardar apuntes y organizar información mediante páginas y bases de datos. Para empezar, ayuda entender cómo se combinan esas piezas.
Una página puede contener el borrador de un artículo, los apuntes de una clase o la información de un proyecto. Dentro de ella, cada párrafo, imagen, encabezado o lista es un bloque que puedes mover y reorganizar. Esa es la lógica de construcción que explica la guía de bloques de Notion.
Una base de datos reúne páginas que comparten ciertas propiedades. En mi base editorial, por ejemplo, cada artículo tiene título, estado y fecha; al abrirlo, encuentro el contenido de esa entrega. Una base de cursos puede funcionar de manera semejante, aunque las propiedades que interesa registrar sean distintas.
Las vistas permiten consultar esa misma información de varias maneras: una tabla para revisar los artículos, un calendario para ver cuándo salen o un tablero para distinguir cuáles están en preparación. La documentación de bases de datosdesarrolla esta estructura.
Las relaciones permiten conectar registros: una tarea con su proyecto, una nota con el artículo para el que servirá o un proyecto con el cliente correspondiente. En Foco Productivo, puedo entrar al proyecto y encontrar sus artículos, tareas y notas sin reunir manualmente los enlaces cada vez.
Entender esto requiere algo de práctica. Mi recomendación sería aprenderlo con información que ya necesites utilizar: un curso que estás siguiendo, un proyecto pequeño o una actividad que quieras ordenar. Así puedes comprobar qué te ayuda y qué añade trabajo innecesario.
Se puede empezar sin inteligencia artificial
La IA influyó mucho en mi regreso a Notion y hoy ocupa un lugar importante en mi experiencia; sin embargo, a quien está evaluando la herramienta le recomendaría comenzar por sus funciones de organización y escritura.
Crear una página, guardar apuntes, reunir materiales y preparar una lista de tareas permite reconocer si esa forma de trabajar te resulta útil. Después puedes evaluar qué parte del proceso conviene apoyar con IA. El plan gratuito permite utilizar las bases de datos; las funciones de IA disponibles dependen del plan y pueden estar sujetas a pruebas o límites.
También sería cuidadoso con la tentación de reproducir un sistema completo desde el primer día. Mi Home responde a responsabilidades y hábitos que ya tengo; copiarlo entero podría dejarte con varios espacios que no necesitas revisar.
Empezaría con una página de entrada, algunos accesos y una actividad concreta. Si tomas apuntes de un curso, podrías reunir allí las sesiones y sus materiales. Cuando necesites distinguir lo pendiente de lo revisado o localizar una lectura por tema, aparecerán motivos para añadir estructura.
Mi primer intento me dejó esa advertencia: puedo pasar mucho tiempo organizando una aplicación y seguir teniendo el mismo trabajo pendiente. Hoy procuro evaluar lo que construyo por el uso que tiene después.
En educación hay una oportunidad que merece conocerse
Como docente, veo mucho valor en disponer de un espacio donde preparar clases, reunir fuentes y conservar materiales que puedan volver a utilizarse. Como estudiante de una maestría, necesito relacionar los apuntes de una sesión con sus lecturas y con las actividades que vienen después.
Para comenzar, elegiría uno de esos usos. Un repositorio de materiales de un curso puede ser suficiente para aprender cómo funciona Notion y comprobar si facilita la consulta de información.
Hay, además, una oferta que recomiendo revisar: el plan educativo gratuito para estudiantes y docentes individuales de instituciones de educación superior acreditadas. Requiere un correo institucional válido como dirección principal de la cuenta y un espacio de trabajo de un solo miembro; la verificación se renueva anualmente. Incluye hasta cien invitados e historial de páginas de treinta días. Las organizaciones estudiantiles tienen una modalidad y un proceso de solicitud distintos.
La oferta no se extiende a estudiantes y docentes de educación escolar, aunque pueden utilizar el plan gratuito general. Tampoco equivale a una licencia institucional para toda una universidad. Los requisitos están en la página oficial de Notion para educación.
Conviene revisar por separado la cobertura de IA del plan elegido, porque la versión educativa gratuita no incluye Notion Agents, la IA de Notion.
Quiero elegir las herramientas con las que trabajo
Una de las cosas que más me entusiasman de Notion es la posibilidad de conectarlo con herramientas que ya usamos. En EdTech Latam nos comunicamos por Slack y seguimos trabajando con archivos de Google Drive; ambas aparecen entre las conexiones que ofrece Notion.
También existen conexiones con asistentes externos mediante MCP, un protocolo que les permite consultar o modificar contenido autorizado de Notion. La documentación oficial explica su funcionamiento. Dedicaremos el cierre de esta serie a explorar el trabajo con ChatGPT y qué aporta a mi sistema.
Me interesa poder elegir dónde conversar, dónde guardar un archivo y dónde organizar el proyecto que necesita ese material. Notion está ocupando ese lugar de coordinación en mi trabajo; Evernote conserva otras funciones que sigo valorando. Esa distribución responde a mi experiencia y continuará cambiando cuando encuentre algo que funcione mejor.
Cuando dejé Notion, organizarlo me estaba quitando tiempo. Volví cuando en EdTech Latam necesitábamos conectar información y trabajar sobre ella en equipo. Hoy lo recomiendo desde esa experiencia: antes de construir páginas o elegir una plantilla, conviene reconocer qué parte de tu trabajo necesita orden. En mi caso, tener claro ese problema fue lo que me permitió empezar a aprovechar la herramienta.
Ese será el punto de partida de las próximas entregas de «Organizar y conectar el trabajo con Notion»: mostrar cómo organizo proyectos, tareas y apuntes; cómo estamos utilizando Notion como CRM en EdTech Latam; y qué aporta la inteligencia artificial a nuestra forma de trabajar. Compartiré lo que nos funciona, lo que todavía estamos ajustando y las decisiones que hemos tomado en el camino.
Foco Productivo es una publicación sobre productividad y herramientas digitales, escrita desde la experiencia de usarlas para aprender, organizar y trabajar mejor.