“Damos forma a nuestras herramientas y luego ellas nos dan forma.”
John Culkin
El 31 de julio publiqué el cuarto artículo de esta serie, dedicado a explicar cómo había usado Evernote como CRM cuando trabajaba como freelancer. El texto terminaba anunciando una comparación con Notion y Obsidian. Han pasado casi tres meses desde entonces; un intervalo breve para cualquier otro tema, pero suficiente para que varias afirmaciones sobre estas aplicaciones hayan quedado desactualizadas.
También cambió mi propio archivo. Mientras escribo este artículo, el 19 de octubre de 2026, Evernote contiene 3845 notas mías. Allí hay facturas, comprobantes de compra, garantías, manuales, recetas médicas y documentos personales como el SOAT, el brevete y el pasaporte. Guardo correos importantes, tareas personales, ideas para la casa, información sobre refacciones, recetas de cocina y combinaciones de ropa que quiero probar. Algunas notas llevan conmigo desde 2012.
Durante la pandemia tuve que viajar por trabajo a los Estados Unidos. Mis certificados de vacunación, los resultados de las pruebas y los documentos exigidos para el viaje estaban guardados en Evernote y disponibles sin conexión. En un periodo en el que cada aeropuerto podía exigir un documento diferente, tenerlos sincronizados en mis dispositivos era una precaución práctica, que Evernote me ayudó a solucionar.
Notion ocupa un lugar mucho mayor en mi trabajo. Toda EdTech Latam, mi empresa, está montada allí. Allí gestiono clientes, proyectos, tareas, contenidos y cursos; preparo los artículos, entrevistas y guiones de mi podcast Después de Clase; organizo la investigación y la producción de Foco Productivo; y conservo los apuntes de los cursos que tomo. El mismo día en que termino este artículo inicié una maestría en inteligencia artificial en la Universidad Complutense de Madrid: las notas de las sesiones, las lecturas y los materiales ya tienen su lugar en Notion.
Obsidian llegó después. Lo probé durante un tiempo como sistema de gestión del conocimiento personal, atraído por los archivos locales, los enlaces entre notas y la posibilidad de construir una bóveda que no dependiera de la estructura de una plataforma. El experimento coincidió con otro cambio: empecé a concentrar mis lecturas en Reader, de Readwise; dos aplicaciones fantásticas de las que seguro escribiré más adelante.
Hoy mis suscripciones y los artículos que encuentro en la web llegan a Reader; los subrayados de mi Kindle se sincronizan mediante Readwise y desde allí puedo exportarlos a Evernote o a Notion. Pronto desactivaré el envío a Evernote porque la copia que llega a una base de datos de Notion es suficiente para mi flujo actual. La IA me permite recuperar una idea por su contexto y relacionarla con otros materiales; ya no necesito mantener manualmente un grafo que me muestre cómo se conectan las notas, que es una de las funciones más características de Obsidian.
Con ese recorrido detrás, no busco hacer una comparación de especificaciones ce Apps: Las tres aplicaciones pueden guardar texto, archivos y enlaces; las tres ofrecen búsquedas y alguna forma de organizar información. En mi trabajo, sin embargo, terminaron ocupándose de asuntos diferentes; y esto es lo que quiero compartirte.
Evernote: el archivo personal en el que confío
En julio dediqué un artículo completo a averiguar si la inteligencia artificial de Evernote era útil o decorativa. Entonces escribí que sus mayores fortalezas estaban en encontrar información dentro de un archivo grande, transcribir reuniones y ejecutar instrucciones reutilizables mediante AI Prompts. También señalé que Notion se encontraba más avanzado en automatización.
Mantengo esa evaluación general, aunque la distancia se ha acortado. La IA de Evernote que describí el 23 de julio ya podía consultar una cuenta completa, mover notas, aplicar etiquetas y generar contenido. Desde entonces llegaron funciones que amplían su capacidad de actuar.
A finales de julio apareció el modo de edición, que permite modificar una nota y revisar cada cambio antes de aceptarlo. El 4 de agosto, Evernote presentó su conexión mediante MCP; gracias a ella, ChatGPT, Claude y otras herramientas compatibles pueden buscar, leer, crear y organizar contenido dentro de una cuenta autorizada. En septiembre se renovó el editor de PDF para combinar documentos, reorganizar páginas, hacer anotaciones y eliminar de forma permanente información sensible. El 30 de septiembre, el asistente empezó a crear, mover o cancelar eventos en calendarios conectados de Google y Outlook. Durante octubre llegaron la edición con IA en el móvil y nuevas opciones para ordenar, filtrar y dar formato a las tablas. Todo está registrado en la página oficial de novedades de Evernote.
La actualización del calendario es un buen ejemplo del cambio. Desde una nota puedo pedir que se reprograme una cita, se elimine un evento y se añada otro; Evernote ejecuta las modificaciones en el calendario conectado. La aplicación que durante años sirvió para guardar información empieza a intervenir en tareas que ocurren fuera de sus notas.
No utilizo todas esas funciones con la misma frecuencia. En mi sistema, Evernote continúa siendo principalmente un archivo personal. Cuando compro un electrodoméstico, guardo la factura, la garantía y el manual en una misma nota o libreta. Si meses después aparece un problema, puedo buscar el nombre del producto o describir lo que recuerdo; el reconocimiento de texto dentro de imágenes y documentos suele llevarme al comprobante correcto. También funciona para información más cotidiana: una receta, las medidas de una habitación, el color de una pared, una idea para ordenar la casa o la foto de una prenda que quiero combinar.
La confiabilidad pesa mucho en esta decisión. Evernote sincroniza bien entre mis dispositivos y puedo mantener información disponible cuando no tengo Internet. La experiencia del viaje durante la pandemia sigue siendo mi mejor referencia: no tuve que confiar en la conexión del aeropuerto ni buscar archivos entre mensajes y carpetas cuando me pidieron los certificados.
Mi organización sigue la estructura que expliqué en el artículo sobre el método PARA. El archivo creció de 3791 notas en julio a 3845 en octubre, pero las pilas y libretas se mantienen estables. Capturo en el INBOX, proceso durante la revisión semanal y traslado cada nota al proyecto, área, recurso o archivo que corresponda. Algunas tareas personales también viven dentro de las notas relacionadas; para la gestión diaria más amplia sigo prefiriendo un gestor de tareas dedicado.
Debo hacer una aclaración sobre el costo: soy Evernote Expert y la empresa me proporciona el plan Professional sin cobrarme la suscripción. Mi experiencia con la aplicación corresponde, por tanto, a un plan de pago y no a la versión gratuita, que actualmente está limitada a 50 notas, una libreta y un dispositivo. Esa relación no cambia mis observaciones, pero creo que necesitas conocerla para valorar mi opinión y comparar los planes desde su propia situación.
A Evernote le confío documentos que necesito recuperar años después, y mis ideas y planes personales o familiares. Esa continuidad explica por qué permanece en mi sistema y por qué trasladar 3845 notas a otra aplicación, solo para reducir el número de herramientas, me parece una mala inversión de tiempo.
Notion: el lugar donde funciona mi empresa
Cuando EdTech Latam creció, el CRM personal que construí en Evernote llegó a su límite. Necesitaba relacionar clientes, proyectos, tareas, reuniones y entregables; también necesitaba que otras personas pudieran participar sin aprender la lógica de un archivo que yo había construido para mí. Notion resolvió ese problema mediante bases de datos relacionadas.
Desde 2023 soy Notion Ambassador y he completado todos los cursos disponibles en Notion Academy. El recorrido más reciente fue Notion AI Path, integrado por tres cursos cortos: Getting started with Notion AI, Custom Agents y Scale Notion AI in your organization. Al terminar, una evaluación permite obtener la insignia de Notion AI. A la experiencia diaria se suman, entonces, muchas horas de formación oficial. Lo cuento para que sepas desde qué lugar evalúo la aplicación y qué tan cercana es mi relación con ella.
Notion contiene ahora buena parte de mi actividad profesional y académica. En el espacio de EdTech Latam están los clientes, los proyectos, las tareas y la documentación de la empresa. Cada proyecto puede vincularse con el cliente correspondiente, con las personas responsables, con las reuniones y con los entregables. Si necesito revisar una relación completa, no tengo que reconstruirla a partir de enlaces colocados manualmente en distintas notas.
Allí preparo también mi podcast, Después de Clase: conservo los artículos publicados, las entrevistas, la investigación, los guiones y el material del podcast. Foco Productivo, esta newsletter, tiene su propio sistema editorial dentro del mismo espacio. Mis cursos y programas de formación viven en una base de datos en la que registro el avance, las sesiones, los apuntes y los materiales; desde hoy, esa base incluye también la maestría en inteligencia artificial que acabo de empezar.
Esta organización explica mi interés por las novedades de Notion durante 2026. La aplicación reforzó su orientación hacia la ejecución del trabajo: incorporó Custom Agents, paneles, AI Autofill, nuevas herramientas para desarrolladores, conexiones con servicios externos y Skills, que son instrucciones reutilizables para enseñar a Notion Agent cómo realizar una tarea determinada. La versión 3.8, publicada el 13 de octubre, amplió las conexiones mediante MCP, añadió permisos por columnas y mejoró el historial y las bases de datos sincronizadas.
En febrero escribí que Notion empezaba a funcionar como infraestructura operativa para emprendimientos. La aplicación ha avanzado en esa dirección, aunque mantenerla exige más decisiones que mantener un archivo en Evernote. Una base de datos puede relacionarse con otra, presentar muchas vistas y activar automatizaciones; cada posibilidad añade trabajo de diseño. Cuando creo campos y paneles que luego nadie consulta, la flexibilidad se convierte en mantenimiento.
El trabajo sin conexión continúa siendo una limitación. Notion permite descargar páginas en sus aplicaciones, pero las subpáginas deben guardarse por separado y una base de datos conserva sin conexión las primeras 50 filas de su primera vista. La IA, los botones, los formularios y algunos contenidos incrustados tampoco están disponibles en ese modo, según la documentación oficial sobre páginas sin conexión. Puedo consultar ciertos apuntes durante un viaje, pero no dispongo de todo mi espacio de trabajo con la misma seguridad que ofrece Evernote en mis dispositivos. Es más, cuando viajo al extranjero por algún evento, prefiero tomar apuntes en Evernote, para luego, de regreso en Lima, trasladar todo a Notion (gracias a ChatGPT eso es muy rápido y simple,. felizmente).
Los créditos de Notion AI merecen otra precisión. No son créditos para crear páginas, editar bases de datos ni utilizar la aplicación de manera ordinaria. Se destinan a funciones de inteligencia artificial que requieren más procesamiento: ejecuciones de Custom Agents, Workers, Autofill mediante agentes y modelos premium. Un agente sencillo consume menos; uno que revisa muchas páginas, consulta varias bases de datos, ejecuta múltiples pasos o trabaja con frecuencia utiliza más. Notion permite revisar ese gasto desde un panel de consumo y fijar límites para evitar que una automatización agote el saldo compartido del espacio. La empresa explica el sistema en su documentación sobre precios y créditos de Custom Agents.
Esa forma de cobro obliga a calcular qué automatizaciones valen la pena. Un agente que prepara un resumen semanal de proyectos puede ahorrar tiempo; otro que se ejecuta cada vez que cambia un campo quizá consuma créditos sin producir una ventaja equivalente. La decisión depende del proceso y de su frecuencia.
Notion es la aplicación que más uso para trabajar porque allí las notas participan en algo. Un artículo guardado desde Readwise puede relacionarse con una clase, una investigación, un episodio del podcast o un texto futuro de Foco Productivo. Los apuntes de la maestría pueden terminar conectados con un proyecto de EdTech Latam. La información no permanece separada del trabajo que la necesita.
Obsidian: archivos propios y una forma distinta de construir conocimiento
Mi experiencia con Obsidian fue más breve. Lo probé como PKM (Personal knowledge management) porque ofrecía algo que Evernote y Notion no ofrecen del mismo modo: notas guardadas como archivos Markdown dentro de una carpeta elegida por el usuario. Puedo abrirlas con otra aplicación, respaldarlas por mi cuenta y conservarlas aunque cambie de plataforma.
Obsidian ha añadido funciones importantes durante 2026. Bases permite usar las propiedades de las notas para crear tablas, listas, tarjetas, mapas y tableros kanban. El Web Clipper guarda páginas mediante plantillas. La versión 1.14 incorporó captura rápida en iOS, mejoras en Bases y la posibilidad de abrir archivos Markdown individuales fuera de una bóveda. También hay una interfaz de línea de comandos y herramientas para sincronizar bóvedas en servidores.
Estas mejoras corrigen una descripción que todavía aparece en muchas comparaciones: Obsidian ya no es únicamente un editor de Markdown acompañado por un grafo; puede organizar información estructurada y presentarla de varias maneras, aunque una fila de Bases continúa siendo una nota con propiedades. No existe el mismo modelo relacional y colaborativo que encuentro en las bases de datos de Notion.
La inteligencia artificial tampoco forma parte del núcleo de Obsidian como ocurre en Evernote o Notion. Es posible añadirla mediante complementos y conectar la bóveda con modelos externos; eso exige elegir las extensiones, revisar sus permisos y mantener la configuración. Para quien valora el control local, ese esfuerzo puede ser razonable. Yo ya tenía resuelta la captura y consulta de lecturas mediante Reader, Readwise y Notion.
En Tool Finder, un sitio dedicado a probar y comparar aplicaciones de productividad, Francesco D’Alessio considera a Obsidian una de las mejores opciones actuales para PKM. Destaca el control sobre los archivos y la capacidad de personalización; también advierte que aprender a configurarlo requiere tiempo. Coincido con ambas observaciones. Obsidian permite construir una biblioteca personal muy propia, pero parte de su valor aparece cuando uno quiere intervenir en esa construcción.
Mi sistema actual no necesitaba otra biblioteca. Reader reúne mis fuentes; Readwise conserva los subrayados de Kindle; Notion recibe las lecturas que utilizaré en cursos, proyectos y artículos. Mantener además una bóveda en Obsidian significaba revisar otro lugar, decidir qué debía copiar y conservar enlaces que no estaba consultando.
El grafo tampoco resolvía un problema presente. Puedo pedirle a la IA que busque conceptos relacionados en mis notas, localizar una lectura aunque no recuerde su título y consultar varias fuentes antes de escribir. Ver los nodos conectados era interesante, pero no cambiaba lo que hacía después con la información.
Obsidian cumplía bien lo que promete. Mi flujo había tomado otra dirección.
Dónde quedó cada aplicación
Evernote guarda mi vida personal y el archivo que he acumulado desde 2012. Allí están los documentos que debo presentar, las garantías que puedo necesitar, los correos que quiero conservar y muchas referencias cotidianas. Su búsqueda, el acceso sin conexión y la estabilidad de la sincronización sostienen esa confianza.
Notion organiza mi trabajo. EdTech Latam, Después de Clase, Foco Productivo, el podcast, mis cursos y ahora la maestría comparten un mismo espacio de relaciones. Allí necesito estructura, vistas distintas sobre la misma información, colaboración y automatizaciones.
Obsidian permanece como una aplicación que respeto y que podría volver a usar si mi prioridad cambiara hacia una biblioteca completamente local. Hoy añadirlo al sistema produciría una copia adicional de información y otra revisión pendiente.
Desactivaré la exportación de Readwise hacia Evernote porque las lecturas ya tienen un destino claro en Notion. Eso no convierte a Notion en sustituto de Evernote. El pasaporte y la investigación de un artículo cumplen funciones diferentes; guardarlos en aplicaciones distintas me resulta más claro que forzar a una de ellas a resolver ambos trabajos; además de que la sincronización de Evernote, resulta mucho más confiable.
Esta comparación cierra la serie que comenzó en junio con la historia de la recuperación de Evernote bajo Bending Spoons. En los cuatro episodios anteriores revisé su regreso, mi aplicación del método PARA, sus funciones de inteligencia artificial y el CRM que utilicé durante años. Este quinto artículo deja la serie en el punto en que estoy ahora: Evernote continúa conmigo, aunque ya no carga con toda mi actividad digital.
La siguiente temporada de Foco Productivo estará dedicada a Notion. Empezará en ese espacio de trabajo que ha ido creciendo conmigo desde 2023 y en la pregunta que hoy me interesa resolver: cómo aprovechar toda su potencia sin convertir la organización en un trabajo adicional.
Evernote sigue guardando lo que necesito encontrar. Notion sostiene el trabajo que todavía está en movimiento.
Foco Productivo es una publicación sobre herramientas con sentido y productividad con sentido.