🍅 Primeros pasos en la técnica Pomodoro, para gestionar mejor nuestro tiempo
Una guía sencilla para comenzar a trabajar con foco y sin distracciones.
Con esta publicación arranca una nueva etapa de Foco Productivo: ahora con casa propia y muchas ideas por compartir. Me emociona seguir aportando herramientas útiles para trabajar mejor, vivir con foco y aprovechar nuestro tiempo con sentido.
"La investigación muestra consistentemente que no podemos alcanzar nuestra máxima efectividad mientras realizamos múltiples tareas. En cambio, la máxima efectividad resulta cuando limitamos nuestro WIP (work min progress) y nos enfocamos en la tarea que tenemos por delante".
DeMaria, T. & Benson, J.
Uno de los factores que influye más en nuestra productividad es la gestión del tiempo (si es que esto es posible) o, como le llaman algunos autores, la gestión de las actividades y tareas. Siempre estamos “buscando tiempo” para completar nuestros pendientes, aunque somos absolutamente conscientes de que quizás nunca encontremos suficiente de ese tiempo para la gran cantidad de responsabilidades que asumimos. Esto es algo que nos pasa a todos, sin excepción; más aún a quienes tienen proyectos o equipos a cargo. Debo añadir que, hasta que no fui freelancer, y luego formé una empresa con colegas, no le prestaba tanta importancia como ahora a cómo organizar mis tareas y actividades de mejor manera: hoy, contar con un sistema de productividad, es indispensable para mi.
Bueno, metodologías, estrategias, técnicas y tácticas hay muchas; su implementación puede ser más o menos sencilla; pero cuando encontramos lo que mejor funciona para nosotros, la sensación de satisfacción, es significativa. Ese es el motivo de esta newsletter, en realidad, compartir los conocimientos, prácticas y reflexiones que he ido adquiriendo con el tiempo, hasta encontrar el sistema de productividad personal perfecto (para mí, evidentemente).
Desde ya les digo que no hay un sistema que calce mejor con tus necesidades y forma de trabajo que el que construyas tú, tomando lo mejor de todas estas teorías y propuestas de productividad con las que contamos hoy en día, sumadas a consejos de personas que dedicamos tiempo a reflexionar y compartir información sobre este tema.
Si bien es cierto, en mi caso empleo una combinación de estas estrategias de productividad, algunas me han aportado más que otras, como es el caso de la técnica Pomodoro (tomate, en español).
Les puedo anticipar, que esta técnica es capaz de generar un diferencial importante en sus labores diarias.
En este breve artículo, les presentaré los pasos fundamentales para implementarla en la planificación de actividades diarias.
FUNDAMENTOS DE LA TÉCNICA POMODORO:
Esta técnica para mejorar la productividad, a partir de una mejora en la gestión del tiempo, se fundamenta en 3 elementos clave:
Diferente manera de entender el tiempo: menos ansiedad y más efectividad
Mejor uso de la mente: claridad de pensamiento, mayor nivel de conciencia y atención focalizada
Empleo de herramientas sencillas: bajo nivel de complejidad para aplicar la técnica
Según su creador, Francesco Cirillo, la inspiración principal de la técnica Pomodoro surgió de 3 ideas:
La técnica time-boxing: enfocarse en una sola tarea por un periodo específico de tiempo (la detallaremos en otra publicación)
Las técnicas cognitivas de Buzan: relacionadas con el funcionamiento de la mente y las dinámicas de juego observadas por Gadamer
La estructuración de objetivos y actividades, de forma gradual, del modelo GILB
PROCESO Y REQUISITOS:
La técnica Pomodoro se basa en un proceso de 5 etapas:
Planificación: Selección de actividades para el día
Seguimiento: Recojo de datos sobre el esfuerzo realizado durante el día
Registro: Completar un documento con lo ocurrido en el día, añadiendo observaciones
Procesamiento: Transformar los datos del registro en información para la mejora progresiva
Visualización: Colocar los datos del registro en un formato que permita ver el progreso
Gracias a la tecnología digital, los últimos 3 pasos podrían convertirse en uno solo; pues al momento registrar la data de lo ocurrido del día, diversas aplicaciones (o una simple hoja de cálculo), permiten procesarla y presentarla por medio de diagramas o gráficas.
Más adelante, con un ejemplo sencillo, explicaremos cada uno de estos pasos.
Ahora, ¿qué necesitamos para poder empezar a aplicar la técnica?
Un temporizador electrónico o una aplicación que cumpla dicha función (en este momento, mientras escribo este artículo, estoy usando la versión gratuita de la aplicación Tide en mi iPad Pro. Dependiendo del ecosistema y tipo de dispositivos que uses, puedes buscar un “Pomodoro timer” adecuado. Un ejemplo, es la funcionalidad web gratuita llamada Pomofocus, entre muchas otras soluciones gratuitas o de pago).
Una lista de tareas para hoy: En una hoja de papel, una aplicación de notas o un gestor de tareas (Mi recomendación es usar una aplicación de notas, para que puedas luego agregar más información de manera flexible. Yo empleo Evernote para dicha tarea; pero puedes encontrar muchas buenas plantillas en múltiples aplicaciones).
Un inventario de actividades: Una lista de todas las actividades que estás pensando realizar, anotadas según van surgiendo. Es como la bandeja de entrada de todo lo que llega a ti por diversos medios: correos, chats, mensajes, blogs, newsletters, ideas repentinas, etc. Estas anotaciones son las que luego procesarás y llevarás a tu lista de tareas para hoy. Digamos que esta es la fuente de información para tus tareas.
Un registro diario: Un listado de todas las actividades que se realizaron en el día, indicando la hora, el tiempo empleado (medido en pomodoros -ya veremos cómo hacerlo, más adelante-) y anotaciones sobre lo aprendido, con el fin de mejorar y ser cada vez más productivos.
MEDICIÓN DEL TIEMPO EN POMODOROS:
Aquí el secreto principal de la técnica Pomodoro. Si bien es cierto, los valores que voy a escribir son relativos, no es mi ánimo complicarles con excepciones, así que, por ahora, les compartiré la técnica como fue definida originalmente.
¿Cómo se mide el tiempo en pomodoros (🍅) y qué consideraciones, generales, debemos tener?:
Un pomodoro 🍅 dura 30 minutos: 25 min de trabajo + 5 min de desconexión
Los 25 minutos deben ser de concentración completa en una sola tarea y los 5 min deben ser de desconexión completa; es decir, pueden emplearse para estirarse, conversar, revisar las redes sociales desde el celular, etc.
Cada 4 pomodoros el descanso ya no debe ser de 5 min, sino de entre 15 y 30 min (30 min de preferencia, si el trabajo ha sido muy demandante).
Al iniciar el día:
Reserva el primer pomodoro 🍅 para planificar el día y mirar lo que ocurrirá en la semana (incluido el calendario)
Determina el número de pomodoros disponibles (en 2h 30min son 4 pomodoros). Los pomodoros se miden únicamente del tiempo “libre” en el horario; es decir, aquél en el que no tenemos reuniones previamente pactadas y agendadas.
Trata de anticipar cuántos pomodoros durará cada tarea anotada en tu inventario de actividades (cada pomodoro dura 30 min, recuerda)
Elige las tareas más importantes para ti, según tu criterio, y colócalas en tu lista de tareas para hoy (procura realizar las actividades más demandantes en las primeras horas del día), considerando el número de pomodoros que dispones
Marca las tareas completas, tan pronto las culmines; esa sensación de satisfacción es importante.
Al terminar el día, anota en tu registro diario lo hecho durante la jornada, contemplando el esfuerzo realizado y anotando las mejoras que consideres adecuadas. Esta información te servirá para mejorar poco a poco tu sistema.
Si deseas, la información del registro diario puedes convertirla en data útil para hacer proyecciones (procesamiento) y presentarla mediante gráficas para su análisis (visualización).
Con estos pasos está cubierta la técnica Pomodoro de manera inicial . En futuras publicaciones analizaremos las variantes y casos especiales.
En la imagen, a continuación, verás un modelo de lista de tareas para hoy, elaborada con Evernote:
En la imagen se observa que el primer pomodoro está reservado para la planificación del día, y el último para el registro de actividades diarias.
Un aporte importante, para mejorar en el uso de la técnica, es hacer siempre una revisión semanal de todo lo logrado y registrado; así sabrán en qué puntos pueden mejorar.
CONCLUSIONES:
La técnica Pomodoro 🍅, permite no solo organizar mejor el tiempo, sino también desconectarnos en periodos específicos que nos ayuden a reducir el estrés negativo y mantener nuestra creatividad activa.
Emplear la técnico Pomodoro nos ayuda a:
Descubrir cuánto esfuerzo requiere cada actividad
Reducir las interrupciones
Aumentar nuestra efectividad
Definir horarios de trabajo
Tener claros los objetivos de mejora personal
🧭 ¿Te gustaría llevar estas ideas a tu equipo o aplicarlas en tu propio proyecto?
Acompaño a personas y organizaciones que quieren trabajar con foco, organizarse mejor y gestionar sus proyectos con más claridad.
📬 Puedes escribirme directamente a: alberto@edtechlatam.org
Estaré encantado de conversar contigo.
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