🤔 El mito de la app todo-en-uno para el trabajo intelectual
Qué aprendí intentando unificar mi sistema de trabajo
“Your mind is for having ideas, not holding them.”
David Allen
Durante varios años he gestionado mi trabajo con una combinación que, aunque no es perfecta, ha sido muy sólida para mi: Evernote para pensar y gestionar proyectos, y Todoist para ejecutar tareas.
Sin embargo, en los últimos meses empecé a cuestionar seriamente este sistema. No porque dejara de funcionar, sino por algo mucho más elemental: el deseo de simplificar. Menos apps, menos suscripciones, menos fricción; además, Todoist subió de precio, y eso fue el empujón final para preguntarme si realmente necesitaba dos herramientas distintas.
Así empezó una búsqueda que, sospecho, muchas personas han hecho o están haciendo ahora mismo:
¿Existe una app “todo en uno” que pueda reemplazar a Evernote y Todoist al mismo tiempo?
Este artículo es el resultado de esa exploración.
El punto de partida: Evernote, PARA y los proyectos
Evernote ha sido, durante años, el centro de mi sistema. Cuando adopté esta herramienta no fue así; hasta que leí “Building a Second Brain” de Tiago Forte, y empecé a investigar sobre el método GTD (Getting Things Done) de David Allen; y a seguir a algunos reputados divulgadores sobre gestión de la información como Francesco D’Alessio o Carl Pullein. Gracias a ellos, comprendí que la herramienta no es lo más importante, sino el sistema; y yo no tenía uno. Como ya usaba, de manera incipiente Evernote, decidí empezar a construir allí mi sistema.
Desde ese momento, en Evernote vive casi todo: proyectos, ideas, referencias, notas de reuniones, borradores, lecturas, documentos. El método PARA, propuesto por Tiago Forte, encaja muy bien con la lógica de Evernote y me ha permitido sostener proyectos largos, complejos y simultáneos sin perder contexto.
Pero Evernote no es una app de tareas. Y no lo digo como crítica, sino como constatación.
Sí, tiene checklists y tareas; pero, cuando intenté usarla como gestor principal de acciones diarias, empecé a notar fricciones claras:
priorizar no es fluido
reprogramar tareas cuesta
la experiencia móvil no invita a capturar y seguir acciones rápidamente
no hay una sensación clara de “hoy”, “mañana”, “esta semana”
En resumen: Evernote es excelente para pensar y planificar, pero torpe para ejecutar.
Todoist: cuando una app hace bien una sola cosa
Todoist, en cambio, hace muy bien exactamente eso: gestionar tareas. Capturar una acción es rápido. Revisar el día es claro. Reprogramar, priorizar o posponer no genera fricción.
Con el tiempo entendí algo importante:
Todoist no compite con Evernote. Cumple otra función cognitiva.
Evernote me ayuda a pensar mejor.
Todoist me ayuda a hacer sin pensar demasiado.
Y esa separación, aunque incómoda desde el punto de vista “estético” (dos apps, dos lógicas), es justamente lo que hace que el sistema funcione.
Aun así, quise ver si había alternativas más integradas.
El espejismo del “todo en uno”
Notion
Notion es una herramienta impresionante. Flexible, potente, personalizable. He trabajado bastante con ella y entiendo perfectamente por qué tanta gente la adopta.
Pero en el día a día me pasaba siempre lo mismo: crear una tarea o una nota rápida era más lento de lo que debería ser. En el móvil, especialmente, la experiencia no se compara ni con Evernote ni con Todoist.
Notion es excelente para diseñar sistemas; pero no invita a la acción rápida.
Es una App que recomiendo mucho para el emprendedores o gestores, con equipos de trabajo que tienen diversas funciones y tareas; incluso para MYPES; pero no para el día a día de una persona.
Motion y Routine
Luego miré opciones como Motion y Routine, que prometen unificar tareas, calendario, foco y planificación diaria.
Aquí la conclusión fue clara:
Motion automatiza demasiado, usando IA; decide por ti. Para algunos eso es liberador; para mí, no; porque siento que pierdo el control.
Routine es más interesante: menos IA, más control, mejor diseño cognitivo. Pero su sistema de notas es liviano. No reemplaza un repositorio de conocimiento ni un sistema PARA. Si tuviera un sistema de notas más robusto, podría ser la herramienta “todo-en-uno” soñada; pero ahora mismo, no lo es.
Ambas pueden reemplazar a Todoist + Calendar: Ninguna puede reemplazar a Evernote.
¿Y si uso solo Apple Notes y Recordatorios?
Esta fue una pregunta honesta, ya que migré hace ya 5 años, del universo de las Chromebooks y los Pixel; a las Mac y los iPhone. Apple Notes ha mejorado mucho, y Recordatorios es una app sólida para el día a día.
La respuesta corta es: funcionan, pero no escalan.
Apple Notes es excelente para capturar ideas rápidas, reuniones, notas sueltas. Pero cuando intentas sostener proyectos largos, con contexto, documentos y referencias, se queda corta. No es un sistema de conocimiento; es una App de notas rápidas.
Recordatorios, por su parte, es muy útil para no olvidar cosas; pero no tiene la potencia ni la claridad de un gestor de tareas pensado para trabajo complejo y proyectos múltiples.
Lo que más me desanimó de esta combinación es que no hay una integración entre ambas; es decir, con un clic no puedo convertir un correo en una nota o en una tareas; y menos una nota en un recordatorio; esto hace que su integración sea débil o casi nula; lo que aumenta la fricción a la hora de programar la ejecución de actividades.
Comparación rápida de combinaciones exploradas
Para aclarar el panorama, esta tabla resume bien lo aprendido:
La conclusión incómoda (pero honesta)
Después de probar, comparar y cuestionar, llegué a una conclusión que no es especialmente elegante, pero sí franca:
no existe hoy una app todo-en-uno que supere claramente a Evernote para pensar y a Todoist para ejecutar.
Y quizá eso no sea un fallo del mercado, sino una señal de algo más profundo:
pensar y ejecutar no son la misma actividad cognitiva. Pedirle a una sola herramienta que haga ambas cosas sin fricción puede ser una expectativa irreal.
Sí, mantener dos apps tiene un costo económico y mental; pero, también reduce otro costo mucho más alto: la fricción diaria de trabajar mal.
Una pregunta mejor
Con el tiempo, dejé de preguntarme “qué app debería usar” y empecé a hacerme preguntas más útiles:
¿Dónde pienso con calma?
¿Dónde sostengo el contexto de mis proyectos?
¿Dónde ejecuto sin fricción?
¿Dónde reviso y ajusto?
Hoy, Evernote y Todoist siguen siendo mi respuesta práctica a esas preguntas; no porque sean perfectas, sino porque respetan la naturaleza del trabajo intelectual.
En el próximo (y último) artículo de Foco Productivo del 2025, quiero cerrar este ciclo con algo complementario: cómo hago mi revisión anual, precisamente para que el sistema —con sus imperfecciones— siga teniendo sentido y no se convierta en una carga.
Hasta el próximo martes.