📝 ¿Cómo elegir la mejor aplicación para tomar notas?
10 criterios clave para elegir la app de notas que realmente necesitas.
Siempre que puedo, recomiendo a las personas considerar trasladar su sistema de toma de apuntes del mundo físico al digital. ¿Por qué razón? Bueno, en un artículo publicado hace algunas semanas lo expliqué de forma sencilla: “4 razones por las que deberías tomar apuntes digitales”; así que los invito a revisar esa entrada, para quienes aún tengan dudas. En realidad, las ventajas son muchas, y algunas las abordaremos nuevamente, líneas abajo.
Bueno, asumiendo que estás en proceso de empezar a tomar apuntes digitales, o quizás ya lo haces, pero no sabes si la aplicación que has elegido es la ideal; te comparto 10 características que debe tener una aplicación para tomar notas.
La idea de este artículo es que valides si la aplicación que usas, o estás buscando, cumple con estos requisitos para que puedas colocar tu información, con relativa confianza en dicho servicio.
Entre las opciones más populares, tenemos: Evernote, Notion, Roam Research, Obsidian, Apple Notes, Microsoft OneNote, Google Keep, Simplenote, Zoho, Bear, GoodNotes, Nimbus Note, entre otras.
¿Quieres saber qué aplicación deberías elegir? Bien, usa estas 10 características como estándares para saber cuál elegir. Es más, aquellos estándares que son más valiosos para ti, pueden servirte para tomar una decisión que se acomode mejor a tus necesidades.
Muy bien, empecemos.
1. BUSCAR:
Nada como poder encontrar la información que anotamos de forma rápida, cuando la necesitamos. Si bien es cierto, el poder hacerlo depende mucho de la forma en que alojamos la información, más que de las características de la aplicación donde lo hacemos, es importante que la aplicación elegida cuente con la opción de hacer búsquedas rápidas en función al título, contenido, e incluso metadata de cada nota (como las etiquetas que podamos asignarle).
2. DUPLICAR:
Mucha de la información que escribimos en notas la vamos a reutilizar, como los ítems que debemos llevar en un viaje familiar o los pasos definidos en la planificación de un proyecto. Ahora, algunas aplicaciones permiten no solo duplicar la información, sino que también cuentan con un banco de plantillas o permiten crearlas, con lo que las acciones que repetimos de forma periódica se vuelven mucho más fáciles de anotar cada vez: agendas de reuniones, tareas diarias o semanales, planificación de un proyecto, apuntes de clase, son solo algunos ejemplos.
3. MULTIDISPOSITIVO Y MULTIPLATAFORMA:
Quizás una de las características más importantes y menos valoradas. El ideal es contar con una aplicación para tomar notas a la que podamos acceder desde cualquier dispositivo y cualquier sistema operativo (al menos desde los más comunes: Windows OS y MacOS). Poder accede a tus notas desde un iPad o una tablet Android, desde un celular, sin importar la marca, o desde una laptop; hoy, resulta indispensable pues no sabemos qué opción de ecosistema digital elegiremos en el futuro. En mi caso, he pasado de Windows a ChromeOS, y de allí a MacOs y iPadOS sin problema, todas mis notas están en el mismo lugar (este artículo lo estoy terminando en una aplicación de notas desde mi iPad; y lo empecé ayer en mi Mac; en ambos dispositivos tengo las mismas funciones disponibles; simplemente ¡genial!). Ahora, usar aplicaciones nativas, del determinados ecosistemas digitales cerrados, para tomar notas, puede ser un problema a futuro, que hoy no vemos.
4. COMPARTIR:
Muchas veces nuestras notas contienen información que quisiéramos compartir con otros: comprobantes de pago, itinerarios de viaje, planes de proyectos, notas de reuniones, etc.; con fines personales o laborales. El poder compartir dicha información de manera sencilla es útil para no tener que replicarla. Por otro lado, también resulta útil compartir notas para editarlas de forma colaborativa, en tiempo real; aunque es una función con la que cuentan pocas aplicaciones para tomar notas, aún así podríamos considerar esta función como un extra valioso.
5. EDITAR:
Suena elemental el poder editar una nota, el tema es que hay aplicaciones con mayores o menores características de edición. Por ejemplo: poder editar los textos (tipografía, tamaño de letra, negritas, cursivas, son algunas condiciones esenciales); poder resaltar; crear tablas; colocar numeraciones, viñetas o casillas de verificación; mencionar a otros usuarios; cambiar el orden de los elementos de la página; cambiar características de la página (como el tamaño o el color); cambiar la alineación; etc. Dependiendo de las necesidades de cada usuario, la edición puede considerarse más o menos valiosa. Consejo: no olviden que lo que hoy puede no parecer útil, podría serlo mañana, así que “es mejor que sobre, a que falte”, en ocasiones.
6. TRANSFERIR:
¿Te imaginas que pasaría si la aplicación donde has guardado cientos de notas, a lo largo de muchos años, deja de funcionar correctamente, sube sus precios de forma exagerada o la empresa que la desarrolla, quiebra? Es algo que no le deseo a nadie; pero, lo real es que puede pasar. En esos casos, una de las salidas es transferir la información recopilada a otra aplicación. Esto implica que la aplicación debe permitir EXPORTAR la información de manera sencilla, y que ésta, al llegar a la nueva aplicación de notas, no se pierda o altere demasiado. Mucho cuidado con esta característica: podría salvarte de años de perder información valiosa acumulada a través de los años.
7. FLEXIBILIDAD:
Hay personas que deciden elegir aplicaciones para tomar notas, sencillas; con el argumento: “no necesito más, ¿para qué me voy a complicar?. El tema es que, si más adelante deciden no solo tomar apuntes libres, sino también guardar recursos (como libros en formato ePub o PDF), gestionar sus tareas diarias o semanales, planificar sus objetivos financieros, planear un viaje, gestionar proyectos de forma colaborativa, etc,; tendrán problemas y se verán forzados a migrar a otra aplicación, o copiar la información por lotes, que es aún más laborioso. El escenario ideal es contar con una aplicación que sirva para tomar notas rápidas, y también para gestionar lo que queramos en el futuro; porque no sabemos qué se nos ocurrirá o qué trabajo estaremos realizando.
8. ENLAZAR NOTAS:
Poder generar dependencias, jerarquías y conexiones, es importante al crear notas; no solo por el orden, sino también por la utilidad. Tener contenido de una nota dentro de otra, sincronizado; o simplemente relacionar notas mediante enlaces, son características deseables para la creación de contenido. Si solo se quiere guardar información, basta en una carpeta en la nube, o algún servicio para crear colecciones de recursos en línea. Pero si vamos a usar las notas para escribir artículos, redactar el guión de un podcast, hacer un plan de contenidos, como insumo de reuniones o proyectos, para realizar trabajos de investigación, etc.; es decir, para crear, es bueno no solo poder guardar la información, sino también relacionarla o conectarla con facilidad. Hay aplicaciones para tomar apuntes que lo hacen de forma automática, otras que requieren de nuestro diseño, y un grupo que no tienen esta característica. Si es un estándar valioso para ti, priorízalo en tu toma de decisiones para elegir la mejor aplicación para tomar notas.
9. CAPTURAR ARCHIVOS DIVERSOS:
Las aplicaciones para tomar notas, normalmente no permiten alojar archivos de diversos tipos, pero sí incrustar y poder visualizar algunos, más allá de que sean solo enlaces. Por ejemplo: incrustar vídeos de YouTube, para verlos directamente desde la nota; o episodios de podcasts, en los que aparezca el botón de play en la misma nota; o archivos PDF, que se vean a pantalla completa dentro de una nota y se puedan resaltar; o subir notas de voz con ideas, para reproducirlas en el momento y contexto necesario; pegar imágenes, de webs o fotos; son algunos ejemplos de funciones que podría tener una buena aplicación de notas. Si una aplicación de notas cuenta con estas opciones podemos prescindir de otras aplicaciones y centralizar la información en un solo espacio digital.
10. ETIQUETAR:
Quienes somos parte de la “guardia vieja”, como decimos en Perú a los miembros de la generación X o posteriores, tenemos en el inconsciente las carpetas y subcarpetas; pero las nuevas generaciones nacieron bajo la idea de las etiquetas, siendo más conscientes de la importancia de los metadatos en la información. Hoy, una gran cantidad de aplicaciones permite, no solo crear carpetas (que ya no resultan tan útiles en verdad), sino también crear etiquetas en función a criterios diversos, como clases o tipos, cantidades, palabras, fechas, responsables, etc. Gracias a ello, cuando se cuenta con mucha información, es más fácil ubicarla y relacionarla, gracias estos metadatos que se pueden emplear para filtrar las notas. Entonces, una utilidad interesante, pensando en el futuro y en que tendremos cada vez una mayor cantidad de notas que gestionar, es poder etiquetar de diversas formas dichas notas.
BONUS: AUTOMATIZACIÓN
Cada vez más contamos con aplicaciones que permiten automatizar procesos. Algunas de las más conocidas son IFTTT, Zapier o Make. Dentro del ecosistema de Apple, en sus dispositivos, podemos mencionar a Atajos de Apple, como otro ejemplo. El tema es que estas aplicaciones sirven de nexo entre otras para generar acciones específicas. Les pongo un ejemplo: Usando IFTTT (If This Then That), se puede hacer que al colocar una etiqueta específica en una nota de Evernote, esta se aloje como tarea en Todoist; logrando así que la nota estática, sirva para realizar una acción. ¿Interesante, no? Bueno pues, hay aplicaciones de notas que son amigables con las automatizaciones, y otras no tanto. ¿Sería bueno contar con una aplicación que facilitara las conexiones entre aplicaciones? Esto depende de cada uno. En mi caso, por ejemplo: uso la aplicación Readwise para alojar todo lo que resalto al leer libros electrónicos, artículos web, tweets, fragmentos de podcasts y archivos PDF (compartí la experiencia en el artículo “Una aplicación para recordar lo más importante de todo aquello que leemos diariamente”). Esta App, además, me permite configurarla para que todo lo que resalte se guarde automáticamente en una base de datos en Notion (como verán en la imagen de abajo). Esta automatización me ahorra muchísimo tiempo y me permite tener a mano todo lo importante que me encuentro al leer cuando lo necesito, incluso fíltralo por el tipo de archivo original (books, articles, tweets o podcasts).
📖 Una aplicación para recordar lo más importante de todo aquello que leemos diariamente 😱
CONCLUSIONES:
Es muy probable que, si llegaste hasta este punto del artículo, te estés cuestionando sobre por qué debería hacer una verificación tan exhaustiva con una aplicación, si solo quiero tomar apuntes. Bueno, déjame decirte que, debido a la cantidad de información a la que estamos expuestos hoy en día, a través de la web, libros, chats, conversaciones, cursos, vídeos, podcasts, y demás; resulta muy difícil recordarlo todo y muy importante poder convertir esa información en conocimiento útil. Una de las quejas principales de las personas, en general, es no poder retener lo que leen o lo que ven, porque hay tanto para ver o leer que se abruman; pues este escenario, que no será más favorable en el futuro, sino todo lo contrario (gracias a la IA), nos obliga a procesar la información en algún lugar, para quedarnos con lo más importante. Y no se trata solo de resaltar, sino de poder crear esquemas y organizadores, que nos ayuden a extraer aquello que necesitamos. Ahora, las aplicaciones de notas, no solo nos ayudan a almacenar información (en diversos formatos), como hemos visto, eligiendo la aplicación correcta, podremos filtrarla, conectarla, categorizarla, reutilizarla, etc.
Tomar apuntes en formato digital no es solo cuestión de moda o de gustos, es casi una obligación en la sociedad del conocimiento.
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Acompaño a personas y organizaciones que quieren trabajar con foco, organizarse mejor y gestionar sus proyectos con más claridad.
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