🗓️ Capturar: el primer paso para gestionar mejor nuestras actividades diarias
Porque lo que no capturas… se pierde (o te persigue todo el día)
"Las personas más organizadas son las que más dificultad encuentran para entender y asimilar los conceptos de [productividad], precisamente porque son las que más cosas necesitan desaprender".
José Miguel Bolívar
Cuando hablamos de tecnología digital para la productividad, casi siempre pensamos en aplicaciones de calendario, para tomar apuntes, para gestionar tareas, para agrupar todas las cuentas de correo electrónico, etc.; sin embargo, antes de toda la tecnología que podemos usar, debería estar nuestro sistema de productividad, ese flujo de acciones que realizamos desde que recibimos un input (invitación a una reunión, archivo importante para un proyecto, horario de cita con el médico, fecha límite de un informe, etc.), hasta que damos una actividad por concluida.
Ahora, de forma consciente o inconsciente, todos contamos con un "sistema" para gestionar estos inputs; algunos más reactivos (tan pronto se recibe algo, se atiende), y otros más estructurados, esquemáticos u organizados. El problema es que la forma en que gestionamos estos inputs puede afectar directamente nuestra forma de trabajar, el orden en que cumplimos con nuestras obligaciones, cumplir con los entregables a tiempo, la cantidad de estrés que se genera por tener muchas responsabilidades, la manera en que gestionamos el trabajo de nuestros colaboradores, la calidad de lo que producimos, etc.
Entonces, ¿qué podemos hacer para mejorar en este aspecto?. Bueno, la respuesta es más simple de lo que parece. Este tema ya lo abordamos en una publicación anterior, en el artículo: "Mejora tu productividad on las Apps de Google Workspace y la metodología GTD (parte 2)"; pero estuvo centrado en el uso las aplicaciones del ecosistema de Google; en esta ocasión ofreceremos diversas alternativas para la primera acción que debemos realizar con los inputs que nos llegan a diario: CAPTURAR.
¿EN QUÉ CONSISTE CAPTURAR?
Lo primero es explicar de qué va esta acción: CAPTURAR.
Bueno, muchas veces, a lo largo del día recibimos inputs de diversas fuentes, por ejemplo:
Mensajes de texto por WhatsApp de amigos o colegas
Mensajes de texto desde la aplicación del trabajo
Correos electrónicos personales o laborales, con adjuntos o con pedidos
Solicitudes de reuniones vía el calendario
Llamadas telefónicas sobre proyectos
Videollamadas donde se acuerdan algunas actividades
Mensajes por redes sociales
Mensajes de voz en el buzón del móvil, por llamadas no atendidas
Paquetes o cartas físicas que llegan a casa o la oficina
Ideas que nos llegan en momentos poco oportunos, pero queremos recordar por su utilidad
Anotaciones en papeles con información relevante
Documentos físicos que nos entregan en reuniones o ponencias
Archivos que nos comparten en diversos formatos y medios
Y la lista podría ser mucho más larga, seguro.
Ahora, cuando hacemos una reflexión sobre todas estas formas en las que nos llega la información o, como les llama David Allen (creador de la metodología Getting Things Done), todas nuestras bandejas de entrada, somos conscientes de que si no ordenamos la forma en que gestionamos nuestros inputs; en algún momento se nos empezarán a perder archivos importantes, dejaremos pasar por alto fechas de entrega, nos olvidaremos de acuerdos de equipo, perderemos citas médicas, y así. Y se agravará la situación, si tenemos más responsabilidades y nos llega cada vez más información por diversos canales.
La solución es CAPTURAR todos los inputs en una bandeja de entrada única; de tal manera que podamos luego priorizar y distribuir en el tiempo; siendo realistas y conscientes de lo que podemos hacer en el tiempo que disponemos. Capturar correctamente, también nos ayuda a saber decir NO, cuando en realidad no contamos con tiempo para comprometernos en nuevas responsabilidades, que podrían afectar la calidad del trabajo o nuestra salud.
¿CÓMO SE CAPTURA?
Muy bien, el proceso de capturar no es complicado pero sí requiere de un paso previo: identificar todas nuestras bandejas de entrada; es decir, todos los canales o medios por los cuales recibimos información. Por ejemplo, en mi caso:
Spark: correos electrónicos de todas mis cuentas (11, en este momento)
Evernote: Notas rápidas que realizo con fotografías, artículos web o ideas complejas
Telegram: Chats del trabajo
Teléfono: Mensajes de voz de llamadas no atendidas
WhatsApp: Chats con familia, amigos y algunos clientes
Google Chat: Chats con clientes de proyectos de largo plazo
Redes sociales: LinkedIn, Twitter, Facebook, Instagram y Bluesky
Readwise: Frases y anotaciones de lo que leo
Reader: PDFs, suscripciones a revistas, páginas webs y blogs
En realidad son muchas, y visito estos espacios todos los días; el tema es que si lo hago en todo momento, o cada vez que llega una notificación, emplearía más tiempo en ello que trabajando.
Para que eso no pase, te sugiero las siguientes acciones acciones:
Apaga todas las notificaciones de tu teléfono (te debe servir a ti, tú no estás a su servicio)
Enciende solo las notificaciones que consideres urgentes (en mi caso, solo algunas aplicaciones de chat; aunque los grupos de amigos siempre están silenciados)
También puedes recurrir a los perfiles de tu teléfono, para que solo algunas aplicaciones seleccionadas te notifiquen en determinados horarios (esto es muy útil, yo lo uso; pero requiere saber usar esa función en tu móvil: recuerda que siempre puedes recurrir a "San YouTube" para aprender sobre este tema).
Define un horario en que revisarás tus bandejas de entrada: 2 o 3 veces al días es suficiente. Cada vez que ingreses, podrás capturar la información para procesarla.
Lo que viene a continuación es simple: en el momento que estés revisando tus bandejas de entrada, la idea es que seas consciente que trasladarás tus inputs a tu bandeja de entrada unificada, un espacio donde encontrarás TODO lo que está pendiente, desde el cual decidirás qué hacer y cuándo; es decir, podrás priorizar con el panorama completo.
Esta bandeja de entrada unificada puede ser física (una libreta) o digital (una aplicación). Es evidente que te sugeriré que sea digital; pues así es mucho más fácil hacer capturas en diversos formatos. Además, aparte de nuestra vestimenta, si hay algo de lo que no nos desprendemos jamás, es el móvil. Entonces, si decides por emplear una aplicación para capturar te sugiero que sea multidispositivo, multiplataforma y guarde la información en la nube; así todo lo que captures lo podrás ver tanto en tu móvil como en tu dispositivo de escritorio, sin tener que hacer nada.
La aplicación que uso para capturar es Todoist (he probado y seguiré probando otras, pero esta es la que mejor se acomoda a mis necesidades). Ahora te voy a poner algunos ejemplos sobre mis capturas:
Estoy de viaje, visitando algún lugar por primera vez, de repente un paisaje activa una idea sobre un proyecto (esto es algo común: cuando estamos en contacto con nuevos contextos, se activa el "chip" de la ideación; en un futuro artículo revisaremos el tema); saco mi teléfono, tomo una foto y la adjunto a mi bandeja de entrada en Todoist con una descripción breve de la idea.
Llega un correo importante en el que un potencial cliente me pide una cotización: clic en el correo, clic en compartir, elijo Todoist y lo guardo en la bandeja de entrada, escribiendo algunos detalles que considere relevantes.
Estoy en una videollamada de trabajo y contamos con una agenda en la que se anotan acuerdos y tareas (si es de trabajo usamos Google Docs o Notion, si es personal uso Evernote): copio el enlace del documento de la agenda y lo pego en Todoist, con anotaciones para saber de qué se trata.
Estoy en un café leyendo con mi Kindle algún libro de productividad o proyectos y de repente me topo con una buena frase, además de resaltarla, le tomo una foto (o la extraigo de Readwise: esto solo para usuarios avanzados): guardo la captura en Todoist y anoto el para qué la usaré.
Estoy escribiendo un artículo como ahora mismo, en un Starbucks de Lima (como verán en la imagen anterior), y de repente se me ocurre una idea para un artículo futuro: anoto la idea en Todoist para que no se me vaya.
Mi socio en EdTech Latam, Lucio, me envía un archivo para dar mi opinión sobre una propuesta vía Telegram: clic al archivo, clic a compartir, elijo Todoist; así el archivo estará en la App temporalmente hasta que lo pueda revisar.
Y así, podríamos continuar narrando diversas actividades en las que se generan inputs y podemos enviarlos a nuestra bandeja de entrada unificada. Seguro tendremos que reaccionar de forma inmediata en algunos casos, como cuando aparecen ideas repentinas; pero, en la mayoría, lo ideal es consultar nuestras diversas bandejas de entrada en momentos específicos del día; así no entorpeceremos nuestro desarrollo de actividades habitual ni romperemos la concentración.
¿CUÁLES SON LAS MEJORES APLICACIONES PARA CAPTURAR?
Estos títulos siempre son graciosos: "las mejores". Bueno, rara vez hay "mejores" para todos, habitualmente son mejores para cada quien y se llega a ellos probando. Según mi experiencia y forma de trabajo voy a colocar lista, en orden de prioridad:
Todoist (Web, Windows, macOS, Android, iPhone, iPad)
Things 3 ((macOS, iPhone, iPad)
TickTick: ((Web, Android, Windows, macOS, iPhone and iPad)
Microsoft ToDo: (Web, Android, Windows, iPhone and iPad)
Google Tasks: (Web, Android, iPhone and iPad)
Definitivamente, la lista podría ser muchísimo más larga, pero, repito, desde mi experiencia, considerando que muchas personas aún no han implementado una bandeja única para capturar, les comparto no solo buenas aplicaciones para hacerlo, sino también, fáciles de gestionar.
Microsoft ToDo y Google Tasks han sido añadidas a esta lista, no necesariamente por sus funcionalidades (hay aplicaciones con mucho más utilidades, como Any.do, OmniFocus, habitica, asana, entre otras); sino porque están integradas a ecosistemas propios (Microsoft y Google, respectivamente), lo que hace que su uso pueda ser muy ágil para aquellas personas que desarrollan todas sus actividades en un único ecosistema.
No suelo sugerir aplicaciones nativas y cerradas de algunas marcas, como Recordatorios de Apple; que es una buena App, pero si te mueves del ecosistema de Apple a Windows, todo lo hecho allí, lo perderás.
¿QUÉ HAGO LUEGO DE CAPTURAR?
Luego de enviar todos nuestros inputs a un solo lugar, llega el momento de organizarlos. No es el objetivo de este artículo abordar este tema (lo veremos en un artículo posterior); pero les dejo una sugerencia sobre los 3 pasos que deberían seguir. Luego de capturar, ingresa a tu aplicación de bandeja única, luego:
Determina la prioridad: Esto podemos hacerlo con criterios personales, o también recurriendo a teoría como la famosa Matriz de Eisenhower, mediante la cual podemos organizar las tareas en 4 rubros: Hacer, programar, delegar y eliminar. Las aplicaciones de captura suelen tener etiquetas o íconos que pueden servir para colocar la prioridad a cada actividad.
Predice su duración: Para saber cuándo podemos realizar una actividad, es importante saber cuánto durará; así elegiremos el día o momento más apropiado para realizarla. Una técnica para asignar tiempo a las actividades es la "Técnica Pomodoro", a partir de la cual podemos cuantificar la duración de una actividad a través de pomodoros (espacios de 30 min); además de enfocarnos sin perder tiempo. Aquí también, con etiquetas o íconos, podemos determinar la duración de cada actividad.
Selecciona el día para realizar la actividad: Luego de haber determinado la prioridad y la duración de cada tarea, es hora de distribuirlas. Sugiero hacerlo semanalmente, los viernes; antes del inicio de la semana siguiente. Si bien es cierto, cada inicio de día debe incluir unos 30 minutos, al menos, para determinar lo que haremos ese día, es bueno tener también una mirada panorámica de la semana para no perder de vista nuestras responsabilidades en todos los proyectos. La revisión semanal, es una tarea importante; para la cual es pertinente reservar al menos una hora a la semana.
CONCLUSIONES:
Suele pasar que muchas personas no le dan importancia a la acción de CAPTURAR, porque ya cuentan con un "sistema" de productividad personal que les funciona; al menos ese es el argumento habitual.
Mi consejo, si con ese sistema propio, sientes que no puedes manejar todo lo que está en tus manos, evalúa un cambio.
Capturar correctamente, te ayudará a no hacer tareas de forma reactiva, no vivir "apagando incendios", poder ver el panorama completo y priorizar según necesites. Generar nuevos proyectos y nuevas ideas está directamente relacionado con cómo gestionas hoy todos tus inputs.
Te aseguro que muchas personas te dirán: "¿cómo logras hacer todo lo que haces en tan poco tiempo?".
No hay trucos ni secretos, se trata de aplicar técnicas y estrategias, de ir fortaleciendo tu sistema personal de gestión de tareas poco a poco.
🧭 ¿Te gustaría llevar estas ideas a tu equipo o aplicarlas en tu propio proyecto?
Acompaño a personas y organizaciones que quieren trabajar con foco, organizarse mejor y gestionar sus proyectos con más claridad.
📬 Puedes escribirme directamente a: alberto@edtechlatam.org
Estaré encantado de conversar contigo.
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