En el ecosistema de la consultoría y la formación corporativa de alto nivel, existe una tensión constante que define el éxito o el fracaso de cualquier iniciativa: la frontera entre la visión del cliente y el criterio del especialista. Recientemente, analizando las dinámicas de negociación en proyectos de adopción tecnológica en los que he participado, he reflexionado sobre un patrón que se repite con una frecuencia que preocupa: se trata de esa zona gris donde una organización busca el conocimiento más avanzado en áreas como la inteligencia artificial o el pensamiento computacional, pero, al momento de la ejecución, intenta imponer un control milimétrico sobre la metodología.

Esta situación no es un incidente aislado; es el síntoma de una desconexión profunda en cómo se percibe el valor del experto en la era digital. Cuando el cliente intenta dictar el “minuto a minuto” de un proceso de aprendizaje, no solo está cuestionando la capacidad técnica del consultor, sino que está, paradójicamente, saboteando su propia inversión.

La erosión del valor y la trampa del “Commodity”

El primer gran riesgo de esta dinámica es la degradación del servicio especializado hacia un simple commodity. En la gestión de servicios profesionales, un commodity es aquello que se compra por volumen o por tiempo, no por el impacto diferenciado que genera. Si un experto acepta que el cliente diseñe la arquitectura técnica o pedagógica de un proyecto, está renunciando a su activo más valioso: su expertise autonomy (automomía de especialista).

El consultor deja de ser un arquitecto de soluciones para convertirse en un order taker (tomador de pedidos o provededor). Esta transformación es peligrosa. El valor real de un especialista no reside en su capacidad de estar presente frente a una audiencia o frente a un computador, sino en su criterio para decidir qué es lo que esa audiencia necesita y cómo debe recibirlo para que el conocimiento se transforme en capacidad instalada.

Cuando el enfoque se desplaza hacia el output (la entrega de horas, el cumplimiento de un cronograma rígido, la lista de temas marcados) y se ignora el outcome (el cambio real en las competencias del equipo o la eficiencia operativa), la organización está pagando un precio premium por un resultado mediocre. La microgestión del “cómo” es el enemigo silencioso de la innovación; es el intento de aplicar procesos del pasado a tecnologías del futuro.

El “Micromanagement” como barrera de innovación

La microgestión suele nacer del miedo a lo desconocido o de una cultura organizacional basada en el control jerárquico. Sin embargo, en áreas de vanguardia como la inteligencia artificial o las ciencias de la computación, el control es una ilusión. Un proyecto de capacitación o implementación tecnológica es un organismo vivo que requiere ajustes en tiempo real basados en la respuesta del entorno.

Si un consultor está atado a un guion impuesto, pierde su capacidad de maniobra; no puede profundizar donde hay dudas, ni acelerar donde hay dominio. Se rompe el strategic alignment (la coherencia necesaria entre las tácticas de ejecución y los objetivos a largo plazo). En lugar de un flujo de conocimiento fluido, tenemos una ejecución forzada que suele terminar en frustración para ambas partes: el cliente siente que “no fue lo que esperaba” y el experto sabe que no pudo dar lo mejor de sí porque se le privó de su herramienta principal: el juicio profesional.

Aquí es donde debemos preguntarnos: ¿Por qué una organización invertiría recursos significativos en contratar a los mejores del mercado para luego tratarlos como mano de obra operativa? La respuesta suele estar en la incapacidad de transitar de una relación transaccional a una de confianza.

La transición hacia el rol de “Trusted Advisor”

El desafío para cualquier profesional que aspire a generar impacto es cómo elevarse por encima de la transacción. El camino para convertirse en un trusted advisor (asesor de confianza) no es lineal y requiere una gestión impecable de las expectativas desde el primer contacto.

Un asesor de confianza no es quien dice “sí” a cada requerimiento del cliente, sino quien tiene la autoridad moral y técnica para decir “no” cuando una petición compromete la integridad del resultado. Esta autoridad se construye mediante el consultative selling, un proceso donde no vendes un producto cerrado, sino una capacidad de diagnóstico.

Si el diagnóstico del experto indica que el camino “A” es el correcto, pero el cliente insiste en el camino “B” por razones burocráticas o de control, el aliado estratégico debe tener la firmeza de reenfocar la conversación hacia los objetivos de negocio. Si no hay acuerdo en el método, difícilmente habrá éxito en el resultado.

Blindando el futuro: Guardrails y Acuerdos de Valor

Ante la perspectiva de nuevos retos, nuevas oportunidades de negocio, es fundamental rediseñar los términos de la colaboración. Para que un proyecto sea verdaderamente transformador, debe operar bajo ciertos pilares de gestión:

• Establecer los “Guardrails” (Límites de Seguridad): Desde la etapa de preventa, es vital definir qué áreas son de exclusiva competencia del experto. El cliente define el problema y los objetivos; el consultor define la solución y la metodología. Romper esta frontera es invalidar el contrato de confianza.

• Validación de Capacidades sobre Cronogramas: La métrica de éxito de un aliado estratégico no es el cumplimiento de un horario, sino la validación de que el receptor ha adquirido una nueva capacidad. Esto requiere flexibilidad y una estructura basada en hitos de aprendizaje, no en minutos de exposición.

• Cultura de Partnership vs. Cultura de Vigilancia: Una alianza estratégica requiere que el cliente vea al consultor como una extensión de su propio equipo de liderazgo. Esto implica compartir información crítica, ser transparente sobre las limitaciones internas y, sobre todo, dar espacio para que el experto despliegue su visión sin interferencias operativas.

• El valor de la renuncia profesional: Un síntoma de alta especialización es la capacidad de declinar proyectos donde las condiciones de ejecución garantizan un fracaso. El costo reputacional de un proyecto fallido por microgestión es mucho más alto que el beneficio económico de corto plazo.

Conclusión: El futuro de la colaboración estratégica

En un mundo cada vez más automatizado, el criterio humano y la experiencia específica son los activos más escasos y valiosos. Las organizaciones que logren soltar el control y confiar en sus aliados estratégicos serán las que lideren la adopción tecnológica. Para nosotros, los profesionales, el reto es mantener la vara alta. No somos proveedores de contenido; somos catalizadores de transformación. Defender nuestra metodología no es un acto de ego, es un acto de responsabilidad profesional con el éxito del cliente.

Nuestro mayor valor no reside en ser simples ejecutores de pedidos, sino en colaborar con el cliente para alinear lo que se solicita con lo que realmente impulsará su transformación y crecimiento sostenido.

“We don’t rise to the level of our goals, we fall to the level of our systems.”

— James Clear

Durante años he tenido una relación ambivalente con Notion.

Admiro su ambición: convertirse en el lugar donde convergen proyectos, documentación, clientes, procesos y conocimiento; pero también he experimentado sus fricciones: capturar no siempre era fluido, gestionar tareas podía volverse innecesariamente complejo y la curva de aprendizaje exigía más diseño que acción.

En 2026, sin embargo, la conversación ya no es la misma; no porque Notion se haya vuelto simple, sino porque ha evolucionado hacia algo más estructural: una herramienta que empieza a comportarse como infraestructura operativa ligera.

La promesa de tener “todo” en un solo lugar

El atractivo de un sistema centralizado

La idea es potente: reducir la fragmentación digital.

Cuando el CRM está en un lugar, los proyectos en otro, las tareas en un tercero y la documentación dispersa entre Drive, tu laptop y WhatsApp, el costo no es solo operativo, es cognitivo.

Un sistema centralizado bien diseñado:

• Reduce la carga mental.

• Mejora la trazabilidad entre información.

• Facilita la colaboración con permisos granulares.

• Permite construir contexto, no solo almacenar datos.

Notion siempre apuntó a eso.

Bases de datos como columna vertebral

Pero Notion nunca fue una app de “páginas bonitas”; su núcleo real son las bases de datos.

• Las propiedades son metadatos.

• Las relaciones generan contexto.

• Las vistas son interfaces sobre la misma información.

• Los filtros permiten múltiples perspectivas sin duplicar contenido.

Cuando se entiende esta lógica, Notion deja de sentirse como un bloc de notas sofisticado y empieza a comportarse como un sistema.

Durante mucho tiempo, sin embargo, esa potencia exigía demasiado diseño previo.

Cuando la flexibilidad se convierte en fricción

Capturar no debería sentirse como diseñar arquitectura

Mi principal resistencia siempre fue la captura.

Un sistema de productividad debe permitir capturar primero y estructurar después. Si cada nota exige decidir:

• En qué base de datos va.

• Qué propiedades debe tener.

• Qué relaciones activar.

La fricción aumenta, y cuando capturar cuesta, el sistema pierde sentido.

Gestión de tareas: libertad que puede volverse caos

La gestión de tareas en Notion siempre fue posible; pero no siempre fue simple.

• Estados ambiguos.

• Vistas redundantes.

• Filtros mal configurados.

• Exceso de libertad sin guía clara.

Para equipos pequeños, eso puede derivar en confusión operativa.

El problema no era falta de capacidad, sino exceso de posibilidades.

El punto de inflexión: la capa de IA cambia la ecuación

En 2025, Notion introdujo formalmente una capa de agentes de IA; y con ello, la naturaleza de la herramienta empezó a transformarse.

IA que opera sobre tu propio sistema

La diferencia clave no está en que escriba textos, está en que puede:

• Buscar en todas tus bases de datos.

• Analizar información estructurada.

• Ejecutar acciones multi-paso.

• Crear y actualizar bases de datos y páginas automáticamente.

• Entender contexto interno, no solo externo.

Esto convierte a la IA en una capa operativa sobre tu arquitectura de información.

IA móvil y AI Notes: reducir fricción en origen

Las mejoras móviles también son relevantes.

Hoy es posible:

• Transcribir reuniones automáticamente.

• Generar resúmenes estructurados.

• Crear tareas vinculadas a proyectos.

• Compartir documentos generados al instante.

Esto reduce el principal cuello de botella: la captura.

Ya no necesitas decidir toda la estructura en el momento; puedes capturar y dejar que el sistema te ayude a organizar.

Custom Agents: automatización continua

En febrero de 2026, la introducción de agentes personalizados marca un salto cualitativo; y fue el impulsor de mi regreso a Notion.

No se trata de pedirle algo a la IA, se trata de configurar procesos que corren solos.

• Disparadores automáticos.

• Ejecuciones programadas.

• Resúmenes periódicos.

• Tareas generadas sin intervención manual.

• Coordinación asincrónica con Slack y otras herramientas.

La diferencia es sustancial: el sistema empieza a ejecutar trabajo rutinario: Eso es infraestructura.

De herramienta a infraestructura operativa para emprendimientos

Casos concretos que cambian la dinámica

En un emprendimiento o una MYPE, los agentes pueden habilitar escenarios como:

• Nuevo lead → creación automática en CRM → asignación de responsable → mensaje inicial.

• Fin de semana → resumen automático del estado de proyectos.

• Reunión grabada → minuta estructurada + tareas vinculadas.

• Consulta interna repetitiva → respuesta automática basada en la wiki.

Esto no elimina el criterio humano. Pero reduce trabajo repetitivo; y el trabajo repetitivo es uno de los mayores costos ocultos en equipos pequeños.

El hub no reemplaza, coordina

Notion no necesita reemplazar todas las herramientas, su fortaleza está en actuar como punto de coordinación:

• Integración con Slack.

• Conexión con Google Drive.

• Interacción con calendarios y otras apps.

Un hub eficaz no monopoliza: orquesta.

Y esa orquestación es lo que empieza a diferenciar a Notion en 2026.

Comunidad y señales de madurez

En 2025 asistí a un evento organizado por la comunidad de Notion en Perú, en la Universidad de Lima: El auditorio estaba completamente lleno.

Emprendedores, equipos de startups, diseñadores, consultores, freelancers; no era un público homogéneo; eran personas de diferentes rubros provenientes de organizaciones de distintos tamaños.

Ese tipo de convocatoria no se sostiene solo con entusiasmo, es un indicador de adopción real.

Notion ya no es una herramienta de nicho, es una infraestructura emergente para equipos pequeños y medianos.

¿Es más intuitiva? No. ¿Es más coherente? Sí.

Notion no se ha convertido en la herramienta más simple del mercado; pero sí se ha vuelto más coherente entre lo que promete y lo que ejecuta.

Cuando entiendes su lógica:

• Las bases de datos estructuran.

• Las vistas presentan.

• Los permisos controlan.

• Los agentes automatizan.

El sistema empieza a tener sentido.

La diferencia no está tanto en la herramienta, sino en el diseño que haces de ella.

Una postura revisada

Me convertí en Notion Ambassador en 2023.; en ese momento veía claramente su potencial, pero también sus limitaciones prácticas. La promesa era ambiciosa, pero la experiencia todavía tenía fricciones importantes.

Recién ahora siento que la herramienta ha alcanzado una madurez operativa distinta, no porque sea más simple; sino porque la incorporación de IA contextual, mejoras en captura móvil y agentes personalizados ha reducido los puntos de fricción que antes me hacían dudar.

Notion no es perfecta, pero está empezando a comportarse como un sistema que trabaja contigo —y en ciertos procesos, incluso por ti.

Para quienes gestionamos proyectos, emprendimientos o equipos pequeños, esa evolución no es menor.

Quizás no se trata de amar la herramienta, se trata de entender cuándo un sistema está listo para sostener el trabajo real.

Durante varios años he gestionado mi trabajo con una combinación que, aunque no es perfecta, ha sido muy sólida para mi: Evernote para pensar y gestionar proyectos, y Todoist para ejecutar tareas.

Sin embargo, en los últimos meses empecé a cuestionar seriamente este sistema. No porque dejara de funcionar, sino por algo mucho más elemental: el deseo de simplificar. Menos apps, menos suscripciones, menos fricción; además, Todoist subió de precio, y eso fue el empujón final para preguntarme si realmente necesitaba dos herramientas distintas.

Así empezó una búsqueda que, sospecho, muchas personas han hecho o están haciendo ahora mismo:
¿Existe una app “todo en uno” que pueda reemplazar a Evernote y Todoist al mismo tiempo?

Este artículo es el resultado de esa exploración.

El punto de partida: Evernote, PARA y los proyectos

Evernote ha sido, durante años, el centro de mi sistema. Cuando adopté esta herramienta no fue así; hasta que leí “Building a Second Brain” de Tiago Forte, y empecé a investigar sobre el método GTD (Getting Things Done) de David Allen; y a seguir a algunos reputados divulgadores sobre gestión de la información como Francesco D’Alessio o Carl Pullein. Gracias a ellos, comprendí que la herramienta no es lo más importante, sino el sistema; y yo no tenía uno. Como ya usaba, de manera incipiente Evernote, decidí empezar a construir allí mi sistema.

Desde ese momento, en Evernote vive casi todo: proyectos, ideas, referencias, notas de reuniones, borradores, lecturas, documentos. El método PARA, propuesto por Tiago Forte, encaja muy bien con la lógica de Evernote y me ha permitido sostener proyectos largos, complejos y simultáneos sin perder contexto.

Pero Evernote no es una app de tareas. Y no lo digo como crítica, sino como constatación.

Sí, tiene checklists y tareas; pero, cuando intenté usarla como gestor principal de acciones diarias, empecé a notar fricciones claras:

• priorizar no es fluido

• reprogramar tareas cuesta

• la experiencia móvil no invita a capturar y seguir acciones rápidamente

• no hay una sensación clara de “hoy”, “mañana”, “esta semana”

En resumen: Evernote es excelente para pensar y planificar, pero torpe para ejecutar.

Todoist: cuando una app hace bien una sola cosa

Todoist, en cambio, hace muy bien exactamente eso: gestionar tareas. Capturar una acción es rápido. Revisar el día es claro. Reprogramar, priorizar o posponer no genera fricción.

Con el tiempo entendí algo importante:
Todoist no compite con Evernote. Cumple otra función cognitiva.

• Evernote me ayuda a pensar mejor.

• Todoist me ayuda a hacer sin pensar demasiado.

Y esa separación, aunque incómoda desde el punto de vista “estético” (dos apps, dos lógicas), es justamente lo que hace que el sistema funcione.

Aun así, quise ver si había alternativas más integradas.

El espejismo del “todo en uno”

Notion

Notion es una herramienta impresionante. Flexible, potente, personalizable. He trabajado bastante con ella y entiendo perfectamente por qué tanta gente la adopta.

Pero en el día a día me pasaba siempre lo mismo: crear una tarea o una nota rápida era más lento de lo que debería ser. En el móvil, especialmente, la experiencia no se compara ni con Evernote ni con Todoist.

Notion es excelente para diseñar sistemas; pero no invita a la acción rápida.

Es una App que recomiendo mucho para el emprendedores o gestores, con equipos de trabajo que tienen diversas funciones y tareas; incluso para MYPES; pero no para el día a día de una persona.

Motion y Routine

Luego miré opciones como Motion y Routine, que prometen unificar tareas, calendario, foco y planificación diaria.

Aquí la conclusión fue clara:

• Motion automatiza demasiado, usando IA; decide por ti. Para algunos eso es liberador; para mí, no; porque siento que pierdo el control.

• Routine es más interesante: menos IA, más control, mejor diseño cognitivo. Pero su sistema de notas es liviano. No reemplaza un repositorio de conocimiento ni un sistema PARA. Si tuviera un sistema de notas más robusto, podría ser la herramienta “todo-en-uno” soñada; pero ahora mismo, no lo es.

Ambas pueden reemplazar a Todoist + Calendar: Ninguna puede reemplazar a Evernote.

¿Y si uso solo Apple Notes y Recordatorios?

Esta fue una pregunta honesta, ya que migré hace ya 5 años, del universo de las Chromebooks y los Pixel; a las Mac y los iPhone. Apple Notes ha mejorado mucho, y Recordatorios es una app sólida para el día a día.

La respuesta corta es: funcionan, pero no escalan.

Apple Notes es excelente para capturar ideas rápidas, reuniones, notas sueltas. Pero cuando intentas sostener proyectos largos, con contexto, documentos y referencias, se queda corta. No es un sistema de conocimiento; es una App de notas rápidas.

Recordatorios, por su parte, es muy útil para no olvidar cosas; pero no tiene la potencia ni la claridad de un gestor de tareas pensado para trabajo complejo y proyectos múltiples.

Lo que más me desanimó de esta combinación es que no hay una integración entre ambas; es decir, con un clic no puedo convertir un correo en una nota o en una tareas; y menos una nota en un recordatorio; esto hace que su integración sea débil o casi nula; lo que aumenta la fricción a la hora de programar la ejecución de actividades.

Comparación rápida de combinaciones exploradas

Para aclarar el panorama, esta tabla resume bien lo aprendido:

La conclusión incómoda (pero honesta)

Después de probar, comparar y cuestionar, llegué a una conclusión que no es especialmente elegante, pero sí franca:

no existe hoy una app todo-en-uno que supere claramente a Evernote para pensar y a Todoist para ejecutar.

Y quizá eso no sea un fallo del mercado, sino una señal de algo más profundo:
pensar y ejecutar no son la misma actividad cognitiva. Pedirle a una sola herramienta que haga ambas cosas sin fricción puede ser una expectativa irreal.

Sí, mantener dos apps tiene un costo económico y mental; pero, también reduce otro costo mucho más alto: la fricción diaria de trabajar mal.

Una pregunta mejor

Con el tiempo, dejé de preguntarme “qué app debería usar” y empecé a hacerme preguntas más útiles:

• ¿Dónde pienso con calma?

• ¿Dónde sostengo el contexto de mis proyectos?

• ¿Dónde ejecuto sin fricción?

• ¿Dónde reviso y ajusto?

Hoy, Evernote y Todoist siguen siendo mi respuesta práctica a esas preguntas; no porque sean perfectas, sino porque respetan la naturaleza del trabajo intelectual.

En el próximo (y último) artículo de Foco Productivo del 2025, quiero cerrar este ciclo con algo complementario: cómo hago mi revisión anual, precisamente para que el sistema —con sus imperfecciones— siga teniendo sentido y no se convierta en una carga.

Hasta el próximo martes.

👋 Hola, comunidad de Foco Productivo.

Al inicio, todo proyecto parece bajo control: cronograma definido, objetivos claros, entusiasmo del equipo; pero, poco a poco empiezan los “solo sería un pequeño cambio”, “esto mejoraría mucho el resultado” o “ya que estamos, podríamos añadir…”; ¿Te suena familiar?. Cada ajuste parece inofensivo, pero juntos pueden alterar la estructura completa del proyecto.

Ese fenómeno tiene nombre: scope creep, o corrupción del alcance; y es uno de los errores más comunes —y menos visibles— en la gestión de proyectos.

Cuando las buenas ideas se vuelven distracciones

Todo proyecto nace con un propósito: resolver una necesidad o generar valor. Pero entre la planificación y la entrega aparecen ideas nuevas, sugerencias de clientes o mejoras que nadie pidió. Cada una altera el triángulo clásico desarrollado por el Project Management Institute (PMI) -alcance, tiempo y costo-, y si no se controla, el proyecto se expande sin dirección clara.

El problema no son las ideas nuevas; es incorporarlas sin analizar su impacto. Como se señala la Dra. Leticia Almaguer Flores, del Tecnológico de Monterrey, el gestor de proyectos eficaz “dice no cuando es necesario” y “decide considerando los factores críticos de éxito”. Ese equilibrio —entre apertura y criterio— es lo que distingue a un gestor experimentado de uno reactivo.

El costo invisible de desviarse

El scope creep no siempre se percibe como una amenaza; al principio parece señal de compromiso: el equipo aporta, el cliente se siente atendido, el líder demuestra flexibilidad; sin embargo, a largo plazo, ese entusiasmo se traduce en fatiga, desorden y pérdida de foco.

La Guía PMBOK 7ª edición advierte que los proyectos deben centrarse en el valor, no solo en los entregables; entonces, cuando el valor se diluye, el proyecto puede seguir avanzando… hacia ninguna parte.

Los efectos más comunes:

• Desalineación con los objetivos estratégicos.

• Desmotivación del equipo, que ya no entiende la meta.

• Desconfianza de los interesados, que perciben improvisación.

Y lo más peligroso: todo esto ocurre de manera silenciosa, mientras el equipo sigue “trabajando duro”.

Señales tempranas de corrupción del alcance

Detectar el scope creep a tiempo puede salvar meses de esfuerzo. Algunas alertas frecuentes:

• Requerimientos que se suman sin aprobación formal.

• Reuniones enfocadas más en “qué podríamos hacer” que en “qué debemos entregar”.

• Tareas nuevas que no figuran en la planificación original.

• Cambios que llegan por correo, chat o reunión sin registro alguno.

• Comentarios como “esto no estaba en el plan” o “ya no sé cuál es la prioridad”.

Cada una parece pequeña, pero juntas erosionan la estructura del proyecto.

Cómo blindar el alcance sin matar la innovación

El control del alcance no significa rigidez. Los especialistas del OMI y los docentes de gestión de proyectos del Tecnológico de Monterrey coinciden en que gestionar el cambio no es evitarlo, sino gobernarlo. Aquí tres prácticas concretas que puedes aplicar:

1. Formaliza cada cambio

Todo ajuste debe documentarse y evaluarse antes de implementarse. Un Change Request simple —quién lo propone, por qué y qué impacto tendrá— evita malentendidos. Registrar no es burocracia: es claridad compartida.

2. Protege la línea base del proyecto

Las líneas base de alcance, tiempo y costo son la referencia para medir desviaciones. Sin ellas, no hay forma de saber si avanzas o solo te mueves. Revisarlas periódicamente es una práctica de disciplina, no de rigidez.

3. Refuerza el propósito del proyecto

Un equipo que comprende por qué existe el proyecto es menos propenso a desviarse. Cuando todos entienden el valor que se busca generar, las nuevas ideas se evalúan con criterio. Como resume el PMBOK 7: “enfocarse en el valor antes que en el volumen de trabajo”.

Más no siempre es mejor

La corrupción del alcance no surge por exceso de creatividad, sino por falta de filtros; antes de aceptar un cambio, vale hacerse dos preguntas simples:

¿Esto añade valor o solo añade complejidad? ¿Nos acerca al objetivo o nos distrae de él?

Los líderes de proyectos de hoy —según el PMI, Google y el Tecnológico de Monterrey— necesitan una mezcla de adaptabilidad y claridad; porque en un entorno cambiante, la verdadera productividad no está en hacer más, sino en mantener el foco en lo esencial.

Y a veces, el liderazgo de proyectos comienza con una frase sencilla:

“No ahora. No en este proyecto.”

Gracias por leer el artículo. Si quieres profundizar en cómo prevenir desviaciones y mantener tus proyectos centrados en el valor, escríbeme a alberto@focoproductivo.org —estaré encantado de conversar contigo.

He facilitado decenas de talleres sobre inteligencia artificial en colegios, universidades, empresas y organizaciones; y siempre ocurre lo mismo: la mayoría de personas subestima el poder de los prompts —las instrucciones que damos a las herramientas de IA— hasta que, de pronto, descubren que una frase bien escrita puede cambiarlo todo.

Esa sensación de frustración al no obtener el resultado esperado desaparece cuando entendemos que la IA no “adivina” lo que queremos; nos responde en función de lo que pedimos; y la calidad de nuestras instrucciones define la calidad de sus resultados: garbage in, garbage out o, basura entra, basura sale; como solían decir los programadores a mediados del siglo XX, y hoy dicen los analistas de datos y expertos en IA.

El nuevo lenguaje del trabajo

Hoy trabajamos con sistemas capaces de redactar textos, analizar datos, crear diseños o resumir información en segundos; pero, detrás de esa aparente magia hay algo profundamente humano: la claridad para comunicar lo que queremos lograr.

En todos los talleres que he dirigido —desde aquellos dirigidos a directivos de organizaciones, hasta aquellos dedicados a jóvenes postulantes a universidades, que vivirán una realidad laboral que apenas está asomando—, las personas descubren que prompting no es una técnica reservada a programadores o expertos en tecnología; es una habilidad transversal, tan valiosa para un diseñador como para un abogado, un periodista o un emprendedor.

En esencia, un buen prompt es una instrucción bien diseñada para pensar y producir mejor. Y eso vale para la casi todos los trabajos u oficios.

Las tres capas del prompting eficaz

Si deseas crear una buena instrucción -un buen prompt-, recuerda este patrón de tres niveles:

1. Claridad: Define con precisión qué quieres y qué no quieres.

   Ejemplo: “Redacta un correo formal para un cliente que no respondió, con tono cordial y profesional” es más claro que “Hazme un correo para un cliente”.

2. Contexto: Toda IA necesita referencias. Cuanto más contexto damos —datos, formato, público, propósito—, más pertinente será la respuesta.

   En mis talleres, siempre digo: “Los prompts son como briefings creativos: cuanto mejor explicas el problema, mejor será la solución”.

3. Corrección iterativa: Los mejores resultados no llegan al primer intento; se construyen con retroalimentación. Pedir a la IA que mejore, simplifique o reescriba algo es parte del proceso.

   En palabras simples: el prompting no es un acto, es una conversación.

De usuarios pasivos a diseñadores de instrucciones

Uno de los errores más comunes es pensar que “la IA lo hace todo”; pero, lo cierto es que la IA amplifica lo que ya somos capaces de expresar. Si pedimos con ambigüedad, obtendremos respuestas ambiguas. Si pedimos con precisión, obtendremos resultados valiosos.

Durante los últimos talleres de prompting que he dictado, he podido observar algo revelador: quienes tenían más experiencia laboral, pero menos familiaridad con IA, eran también los que más rápido mejoraban sus resultados al aprender a dar instrucciones claras. ¿Por qué? Porque sabían lo que querían lograr, solo necesitaban traducirlo a un nuevo lenguaje. Es cierto que no ocurre siempre, pero puedo afirmar que ha sido casi un patrón.

Ese lenguaje —el de los prompts— es la alfabetización profesional de esta década. Saber formular buenas instrucciones será tan importante como saber escribir un correo, hacer una presentación o dirigir una reunión.

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De la productividad mecánica a la productividad cognitiva

Los cursos de IA y productividad, como los ofrecidos en Coursera, LinkedIn Learning, Santander Open Academy u OpenAI Academy; coinciden en una idea: la IA no reemplaza la iniciativa humana, sino que la amplifica. Cuando usamos herramientas como Gemini, ChatGPT o Copilot, no solo ahorramos tiempo; entrenamos nuestra capacidad de estructurar el pensamiento. Aprendemos a:

• Formular objetivos claros.

• Traducir ideas abstractas en tareas concretas.

• Sintetizar y evaluar información con sentido crítico.

La productividad ya no depende solo de hacer más en menos tiempo, sino de pensar mejor, con ayuda de la IA.

Prompts como herramienta de liderazgo

En gestión de proyectos, una de mis áreas de expertise, por ejemplo, los líderes más eficaces no son los que “hacen más cosas”, sino los que formulan las preguntas correctas. La IA lleva esa lógica al siguiente nivel. En esta área, la IA puede:

• Identificar riesgos potenciales.

• Proponer estrategias alternativas.

• Sintetizar aprendizajes de reuniones.

• Y mucho más.

Todo parte de un buen prompt, que en el fondo es un ejercicio de claridad mental y liderazgo comunicativo.

El hábito de pensar antes de pedir

Formular prompts es una práctica deliberada, como la técnica Pomodoro o la revisión semanal de Getting Things Done. Requiere detenerse unos segundos para pensar qué quiero lograr y cómo sabré que la respuesta es buena.

Podríamos decir que el prompting es la versión moderna del hábito de planificar; y como todo hábito, se entrena

Pensar mejor para trabajar mejor

En un mundo donde las herramientas cambian cada mes, hay algo que no cambia: la necesidad de pensar con claridad. La IA generativa no nos exime de hacerlo; al contrario, nos obliga a hacerlo mejor.

Cada vez que damos una buena instrucción, estamos afinando nuestras habilidades cognitivas, comunicativas y estratégicas. Y eso —más allá de la herramienta o el modelo que usemos— es lo que realmente nos vuelve productivos.

Gracias por leer este artículo; si quieres profundizar o llevar estas ideas a tu trabajo, escríbeme a alberto@focoproductivo.org —estaré encantado de ayudarte.

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Ayer, 18 de septiembre de 2025, estuve conectado en línea al evento "Make With Notion 2025" y puedo decir, sin dudarlo, que fue un evento 100% disruptivo y sorprendente (Ya me estoy planteando ir el próximo año). Lo que presencié no fue solo un lanzamiento de producto; fue un cambio de paradigma. Notion ya no es solo una herramienta, es un sistema operativo para la mentalidad del emprendedor moderno; y si tu equipo o tu competencia lo adopta, el juego de la productividad se va a redefinir por completo.

Si quieres ver el evento completo, aquí tienes el enlace: https://bit.ly/4gCYYpO

O accede al video desde aquí:

De "herramienta" a "agente": El salto que lo cambia todo

El cambio más profundo es la evolución de la IA de Notion. Hasta ahora, era un asistente pasivo; lee dabas una orden, la ejecutaba una vez y listo. Ahora, su inteligencia artificial ha sido re-ingeniada para funcionar como Agentes. ¿Qué significa esto? Que la IA ahora tiene memoria, es capaz de realizar acciones complejas en múltiples pasos y, lo más importante, se puede personalizar.

Piensa en los "Agentes" de Notion como nuevos miembros de tu equipo. Puedes darles instrucciones complejas como: "Revisa los reportes de marketing de la semana, crea una tabla con los resultados clave y envía un borrador de informe al equipo de ventas". Este agente no solo lo hará, sino que aprenderá a rutear tareas, a organizar información y a responder a solicitudes en tu nombre. Esto ya no es automatización, es delegación inteligente. Lo más interesante, puedes tener todos los agentes que quieras y pueden trabajar en segundo plano mientras te dedicas a otras tareas, o estás descansando.

La triada que redefine la gestión de proyectos

En mis artículos, siempre he hablado de la triada de la productividad: información, tareas y comunicación. Notion acaba de integrar las tres de una forma que otras empresas, como la propia Google, han estado persiguiendo:

1. Información sin fronteras: Búsqueda empresarial. El caos de la información dispersa es un dolor de cabeza en cualquier proyecto. Notion ha lanzado una función que te permite buscar no solo dentro de tu espacio, sino también en Google Drive, SharePoint y OneDrive. Ya no tendrás que saltar de una aplicación a otra para encontrar un documento. La información está donde la necesitas. Esto cobra aún más sentido cuando tienes clientes o socios que usan ecosistemas digitales diferentes al tuyo: con Notion puedes acceder a todos desde un solo lugar.

2. Gestión de tareas con un cerebro extra: Notas de reuniones con IA. Después de una reunión, el entusiasmo se diluye y las tareas se olvidan. Notion resuelve esto con su nueva función de notas de reuniones con IA, que puede transcribir lo que se dice en tus videollamadas de Zoom, Google Meet o Teams, y al terminar, genera automáticamente un resumen y una lista de tareas claras para tu equipo. Así, la energía se mantiene y los proyectos avanzan sin fricción.

3. La estructura que el caos no rompe: Permisos granulares. Este fue el segundo lanzamiento más solicitado por la comunidad de Notion. Ahora, puedes controlar con precisión quién ve qué. Esto permite crear flujos de trabajo con total seguridad y visibilidad. Por ejemplo, en un proyecto de onboarding, puedes configurar una página que automáticamente se comparta con el nuevo empleado, mientras que ciertos documentos de la base de datos se mantienen privados para los gerentes.

Un encuentro para la comunidad: Notion Community Fest

Si te has emocionado con estas novedades, te invito a unirte a un evento presencial: El sábado 27 de septiembre se realizará el Notion Community Fest, organizado por Notion Community Perú. Un espacio para conectar con otros apasionados de la herramienta y compartir experiencias. Yo iré por primera vez, a conocer a los "notioneros". Puedes reservar tu espacio aquí: https://bit.ly/3IvjbRC

El futuro del trabajo es para los audaces

Esto es más que una simple actualización. Es una validación de la tesis que muchos jóvenes emprendedores ya venían siguiendo: la necesidad de un sistema único, flexible y potente que se adapte a su forma de trabajar, sin la pesada burocracia del software empresarial tradicional.

Notion se está convirtiendo en el sistema operativo de la nueva generación de emprendimientos. Una herramienta que no solo te ayuda a organizarte, sino que se anticipa a tus necesidades, organiza tu caos y te libera para enfocarte en lo que realmente importa: la estrategia, la creatividad y la visión.

La advertencia está dada. La pregunta ahora es: ¿estás listo para delegar el "cómo" a la máquina y concentrarte en el "qué"?

Si quieres saber más sobre Notion, y sus nuevas funciones, escríbeme a alberto@focoproductivo.org.

¡Hasta la próxima semana!

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Cada vez que iniciamos un nuevo proyecto —sea personal o profesional— sentimos motivación… y también una buena dosis de caos.

Ideas sueltas, tareas que se acumulan, documentos repartidos por todos lados, conversaciones que se pierden en los chats… y de pronto, lo que empezó con ilusión se vuelve frustrante.

La buena noticia es que no necesitas ser experto en gestión de proyectos ni dominar herramientas complejas para avanzar con claridad y orden. Pero sí necesitas entender algo esencial: los proyectos no fracasan por falta de esfuerzo, sino por falta de estructura.

Aquí te cuento qué deberías tener en cuenta antes de empezar un proyecto —y lo que suele olvidarse.

1. No empieces ejecutando: empieza pensando

Uno de los errores más comunes es comenzar de frente con tareas: diseñar, escribir, producir, grabar… sin tener claro qué problema resuelves, para quién lo haces y qué resultado esperas lograr.

Hazte estas preguntas simples:

• ¿Qué quiero lograr exactamente?

• ¿Por qué este proyecto es importante?

• ¿Qué pasaría si no lo hiciera?

• ¿Qué va a cambiar cuando esté terminado?

Esta claridad inicial evita que tu proyecto se desordene durante su desarrollo y te ayuda a priorizar cuál de tus ideas debe implementarse primero.

2. No todo proyecto necesita software sofisticado, pero sí procesos simples y claros

Una de las cosas más importantes (y que casi nadie planifica al inicio) es cómo vas a organizar lo digital:

• ¿Dónde vas a guardar la información?

• ¿Cómo vas a gestionar tus tareas?

• ¿Cómo se van a comunicar los involucrados?

Si no defines esto desde el principio, el desorden digital se acumula… y te pasas más tiempo buscando archivos que avanzando.

Mi consejo práctico: usa herramientas simples y conectadas.

Por ejemplo, el ecosistema de Google (Drive, Docs, Calendar, Tasks, Gmail, Chat) es más que suficiente para gestionar proyectos de forma profesional. En mi experiencia, he acompañado a instituciones educativas, equipos pequeños y grandes empresas a lograr orden, foco y resultados solo con eso.

Lo importante no es la herramienta, sino tener un sistema mínimo para tres áreas críticas:

🧠 Gestión de la información

→ Dónde se guarda todo lo importante (documentos, acuerdos, entregables).

Ideal: usar carpetas compartidas en Google Drive y evitar WhatsApp como repositorio.

📬 Gestión de la comunicación

→ Cómo se dan los seguimientos, avisos, recordatorios y decisiones.

Ideal: usar Gmail para correos formales y Google Chat para comunicación rápida (no perder información en audios).

📆 Gestión del tiempo y las tareas

→ Qué hay que hacer, quién lo hace y cuándo.

Ideal: usar Google Calendar para el tiempo y Google Tasks para listar acciones por persona o por proyecto.

3. Proyectos pequeños también necesitan estructura

Muchas personas creen que esto de “gestión de proyectos” es solo para empresas grandes, con cronogramas tipo Gantt y post-its de colores. Nada más lejos de la verdad.

Un proyecto es simplemente un esfuerzo con un inicio y un fin, hecho para lograr un resultado.

Eso incluye lanzar una web, organizar un curso, mejorar tu perfil profesional, escribir una guía, rediseñar una clase… ¡todos esos son proyectos!

Por eso, estructurar lo mínimo —objetivo, tareas, responsables, fechas y espacios digitales claros— te ahorra tiempo, evita reprocesos y mejora los resultados.

4. Digitalizar no es gratis… pero sí más barato que improvisar

He trabajado con todo tipo de equipos: desde colegios pequeños hasta universidades, desde emprendimientos unipersonales hasta empresas globales. En todos los casos, hay un patrón:

El costo de no tener orden digital es alto: tiempo perdido, estrés acumulado, retrabajo constante, desmotivación del equipo y pérdida de oportunidades.

En cambio, cuando se implementan procesos digitales sencillos y sostenibles, sucede esto:

• Se gana claridad y foco.

• Se reduce la dependencia de personas clave (todo está documentado).

• Se mejora la colaboración.

• Se acelera el avance.

¿Y lo mejor? No se trata de invertir en software costoso desde el inicio; se puede empezar con herramientas básicas, desarrollar sistemas y procesos claros, y solo cuando sea realmente necesario, considerar características adicionales. Las herramientas deben adquirirse según necesidades reales del proyecto, no al revés.

5. Empieza pequeño, pero empieza bien

No necesitas un plan perfecto. Solo necesitas un punto de partida que te permita crecer sin perderte. Te recomiendo este orden:

1. Define el objetivo y resultado esperado.

2. Identifica a las personas clave.

3. Crea un espacio común digital para el proyecto.

4. Anota las primeras 3 acciones concretas.

5. Bloquea tiempo en tu calendario para avanzar.

Haz esto antes de comenzar cualquier nuevo proyecto y verás cómo cambia tu sensación de control (y tus resultados).

En resumen…

Los proyectos no se caen por falta de talento, sino por falta de estructura.

La eficiencia digital no es un lujo: es una necesidad básica para trabajar mejor.

Y todo empieza con una decisión: no improvisar más.

Si estás por empezar algo —una idea, un negocio, un rediseño, una colaboración—, no lo hagas “como siempre”.

Hazlo con foco, con orden, con propósito.

Y verás cómo el proyecto no solo se completa…

sino que te transforma en el proceso.

¿Quieres llevar más orden y eficiencia a tus proyectos, sin complicarte con herramientas ni metodologías pesadas?

📩 Escríbeme, estaré encantado de ayudarte: alberto@focoproductivo.org

Gestionar un proyecto no debería ser sinónimo de estrés, papeles dispersos o interminables cadenas de correos. La esencia de la gestión de proyectos es mucho más simple: lograr que un equipo avance de manera ordenada hacia un objetivo, cuidando tres procesos esenciales: información, tiempo y tareas, y comunicación.

El error más común que veo en equipos de todo tipo es confundir gestión con burocracia: demasiadas reuniones, demasiadas herramientas y poca claridad. Sin embargo, con las aplicaciones de Google —que la mayoría ya tiene a la mano— se puede aplicar gestión de proyectos de manera práctica y efectiva. Y ahora, con Gemini, la inteligencia artificial de Google, esta experiencia se amplifica a un nuevo nivel.

1. Gestionar la información: Drive y Docs

El problema habitual: documentos que circulan en WhatsApp, versiones distintas del mismo archivo enviadas por correo, o presentaciones que se pierden entre carpetas personales. Esa dispersión no solo resta eficiencia, también mina la confianza: nadie sabe cuál es “la versión final”.

La solución en Google:

• Google Drive se convierte en el repositorio central. La clave está en organizar carpetas por proyecto, no por persona ni por tema genérico.

• Google Docs permite trabajar de manera colaborativa: todos editan en tiempo real, con comentarios y control de cambios visibles para todo el equipo.

Ejemplo realista: en un proyecto de rediseño curricular, cada facilitador enviaba su presentación por correo. Al centralizar todo en una carpeta compartida de Drive y un documento único por módulo, se acabaron las doce versiones distintas y se redujo el caos en un solo paso.

2. Gestionar el tiempo y las tareas: Calendar y Tasks

El problema habitual: después de la reunión inicial, el entusiasmo se diluye y no queda claro qué toca hacer ni para cuándo. Las entregas se retrasan, aparecen urgencias y el proyecto avanza “cuando alguien tiene tiempo”.

La solución en Google:

• Google Tasks permite registrar cada tarea con fecha y responsable.

• Al estar integrado en Google Calendar, esas tareas se convierten en bloques de tiempo reales, visibles junto a reuniones y compromisos.

• Una revisión semanal en Calendar permite ajustar prioridades antes de que las fechas críticas se conviertan en problemas.

Ejemplo realista: en un proyecto de innovación digital, las entregas se olvidaban constantemente. Cuando se migró a Tasks integrado al Calendar, cada miembro del equipo recibió recordatorios automáticos y el número de retrasos cayó de forma drástica.

3. Gestionar la comunicación: Gmail y Chat

El problema habitual: los equipos usan demasiados canales en paralelo: un acuerdo queda en WhatsApp, una duda en Slack, un informe en un correo perdido. Con el tiempo, nadie recuerda dónde está lo importante y se generan retrabajos.

La solución en Google:

• Gmail para lo formal: acuerdos, decisiones, reportes. Las etiquetas por proyecto facilitan recuperarlos después.

• Google Chat para lo inmediato: coordinación rápida, preguntas y aclaraciones que no necesitan un correo.

• Docs con comentarios para que las decisiones se documenten en el mismo lugar donde se produce el trabajo.

Ejemplo realista: en un proyecto de adopción tecnológica, las instrucciones circulaban por WhatsApp. Migrar acuerdos a Gmail y coordinar en Chat no solo mejoró la trazabilidad, sino que redujo discusiones repetidas y pérdidas de información.

La integración como ventaja

Lo que hace único al ecosistema de Google no es cada aplicación por separado, sino su integración:

• Desde Gmail puedes ver tu calendario (Calendar) y tus tareas (Tasks), sin salir de la aplicación.

• Los eventos de Calendar incluyen automáticamente enlaces de Meet, y pueden tener vinculada la carpeta del proyecto en Drive.

• Desde un Doc, es posible abrir un chat con los compañeros sin cambiar de ventana.

Esa fluidez reduce la fricción y elimina el salto constante entre aplicaciones. Menos tiempo organizando, más tiempo ejecutando.

Un paso más: la inteligencia de Google Gemini

Con Gemini, la gestión de proyectos pasa de ser organizada a ser inteligente y proactiva. Estas son algunas de sus capacidades más recientes:

• Eventos desde la voz: con Gemini Live puedes decir “programa reunión para el lunes a las 3 p.m.” y el evento se crea automáticamente en Calendar, sin teclear ni un dato.

• Acciones en Gmail: si recibes un correo con detalles de una cita o reunión, Gemini sugiere añadirlo al Calendar en un clic.

• Resúmenes y acuerdos en Meet: al terminar una reunión, genera transcripciones, identifica tareas, asigna responsables y comparte un resumen en Docs.

• Documentos en audio: ahora es posible escuchar un Doc con voces naturales, útil para repasar informes mientras haces otra tarea.

• Tareas inteligentes: puedes pedirle “añade comprar informe a mis tareas” y aparecerá en Tasks, sincronizado con Calendar.

• Soporte creativo y analítico: Gemini ayuda a crear tablas en Sheets, generar cronogramas básicos, sugerir riesgos y hasta redactar presentaciones para Slides a partir de la información en Drive.

Con estas funciones, Gemini deja de ser un asistente pasivo y se convierte en un copiloto de proyectos: anticipa, organiza y libera tiempo para que los líderes se concentren en la estrategia.

Conclusión

Gestionar proyectos no se trata de añadir más herramientas, sino de aplicar los principios correctos con las herramientas adecuadas:

• Información centralizada y colaborativa → Drive y Docs

• Tiempo y tareas bajo control → Calendar y Tasks

• Comunicación clara y trazable → Gmail y Chat

• Menos fricción, más integración → Workspace conectado

• Asistencia inteligente y proactiva → Gemini, que automatiza, resume y agenda con un solo comando de voz.

La gestión de proyectos del futuro no consiste en trabajar más, sino en trabajar con claridad, propósito e inteligencia. Y hoy, gracias a Google Workspace y Gemini, ese futuro ya está al alcance de cualquier equipo.

Hasta el próximo martes.

La búsqueda de trabajo puede ser abrumadora: revisar portales, adaptar currículums, redactar cartas, responder correos, preparar entrevistas… y todo eso mientras intentas mantener el ánimo, la disciplina y la esperanza.

Pero, ¿y si pudieras automatizar parte del proceso?

No hablo de llenar formularios sin leer, ni de aplicar a todo sin criterio; hablo de usar inteligencia artificial para sistematizar lo repetitivo y concentrarte en lo importante: conectar con oportunidades reales y prepararte bien.

Hoy te comparto una función poco conocida de ChatGPT que puede hacer exactamente eso.

🔁 Automatiza tu búsqueda laboral (en serio)

Si tienes ChatGPT Plus, puedes crear tareas programadas (Tasks) que se ejecutan automáticamente cada día, a la hora que tú decidas.

Esto no requiere instalar nada, ni saber programar; solo escribir con claridad qué necesitas que ChatGPT haga por ti.

‼️ Información importante: Las tareas programadas solo están disponibles en planes de pago como ChatGPT Plus o superiores. Para usarlas, debes activar el Modo agente, que explicaré más adelante.

✍️ ¿Cómo se crean estas tareas?

1. Abre cualquier conversación en chat.openai.com

2. Asegúrate de tener el modo agente activado desde el menú "Herramientas" (en el cuadro de chat).

   

3. Escribe lo que necesitas. Por ejemplo (en mi caso):

Todos los días a las 7:00 a. m., quiero que me muestres 3 nuevas ofertas laborales en el sector educativo. Prioriza áreas como docencia universitaria, tecnopedagogía, transformación digital educativa, desarrollo profesional docente y gestión de proyectos. Prefiero oportunidades en Lima, Perú, o que sean remotas. Organiza los resultados como una lista con nombre del puesto, institución, modalidad (presencial o remota), requisitos clave y enlace para postular.

4. Espera unos minutos a que ChatGPT haga su trabajo, buscando puestos de trabajo en diferentes portales como LinkedIn Jobs, Computrabajo, Indeed, Laborum, Bumeran, Facebook, anuncios web, entre otros.

5. Una vez que ChatGPT responde, haz clic en el ícono del reloj (🕗) que aparece al final de la respuesta, junto a los otros íconos (copiar, buena respuesta, respuesta deficiente, etc.)

   

6. En la ventana emergente verás todos los elementos de la tarea, que acabas de crear, que puede modificar: Nombre, Instrucciones (prompt) y cuándo (frecuencia y hora).

7. Asigna un nombre, selecciona la frecuencia y guarda. ¡Listo!

🧭 ¿Dónde gestiono mis tareas?

Puedes ver, editar o eliminar tus tareas programadas desde aquí:

👉 chatgpt.com/schedules

(o también chatgpt.com/tasks, ambos te llevan al mismo lugar)

Ahí puedes:

• Revisar todas tus tareas activas

• Cambiar sus instrucciones

• Ajustar el horario o frecuencia

• Pausar o eliminarlas si ya no las necesitas

💡 ¿Qué más puedes automatizar?

Estas tareas también pueden ayudarte a:

• Recibir cada lunes un informe con las principales noticias sobre el sector educativo en América Latina.

• Consultar cada mañana si hay nuevos reportes económicos o financieros de una industria que te interese.

• Revisar publicaciones recientes en medios especializados (como Educaweb, EligeEducar, The Chronicle of Higher Education, etc.), y que las traduzca al español.

• Obtener alertas semanales sobre oportunidades de becas, congresos o formación continua relevantes para tu perfil.

Todo dentro de la misma herramienta. Sin apps externas. Sin complicaciones.

🧠 Pensar menos en el “cómo” y más en el “qué”

La IA no sustituye tu criterio, pero sí puede reducir la fricción del proceso y ayudarte a mantener el ritmo, sobre todo si estás en una etapa de transición, recolocación o simplemente quieres mejorar tu empleabilidad.

Piensa en estas tareas como tu sistema de soporte digital. No te reemplazan: te liberan.

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Desde Foco Productivo, acompaño a equipos y profesionales a integrar IA de forma práctica, ética y estratégica —especialmente en procesos de desarrollo profesional, empleabilidad, outplacement y productividad.

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¡Hasta pronto!

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De todas las actividades que me demandan más tiempo en el día a día, hay una que destaca largamente sobre las demás: organizar la información de lo que aprendo a través de diversos recursos, para poder usarla cuando la necesito. Esta actividad, ciertamente, puede ser un dolor de cabeza… y de hecho, lo era para mí hasta hace un tiempo. Hoy te quiero contar qué descubrí, cómo lo resolví y por qué creo que puede ayudarte también.

Mi rutina de aprendizaje incluye:

• Leer libros electrónicos (uso Kindle desde 2012; el último lo tengo desde 2018 y sigue funcionando muy bien) o físicos.

• Leer artículos de páginas, blogs o newsletters.

• Revisar informes, papers o libros en formato PDF.

• Ver videos en YouTube, Vimeo o descargados en formato MP4.

• Escuchar podcasts.

• Seguir cursos, presenciales u online.

• Participar en eventos educativos o ponencias.

• Intercambiar ideas con colegas, especialistas y amistades.

Creo que, como yo, muchas personas adultas acceden a información valiosa a través de estos medios. El verdadero reto comienza cuando queremos tener esa información a la mano cuando más la necesitamos. Salvo contadas excepciones de personas con memoria prodigiosa, a la mayoría nos cuesta recordar dónde vimos o leímos tal frase o dato. Y más aún, cómo organizar todo cuando proviene de tantas fuentes diferentes.

La tecnología digital puede ser una gran aliada en este proceso. Pero… ¿por dónde empezar? ¿Hay alguna solución mágica?

La respuesta es no… pero encontré algo que se le acerca bastante. Y sí, tiene un costo. Pero te prometo que es la suscripción que pago con más gusto cada año. Me refiero a Readwise.

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De libretas físicas a notas digitales

Comencé con un cuaderno, luego una libreta (que pasó de Moleskine o un RocketBook). Pero la cantidad de contenido digital que consumía crecía, y escribirlo todo a mano se volvió insostenible. Además, el papel tiene un límite: no es fácil buscar algo entre decenas de libretas, por más que uses post-its o stickers.

Así que decidí dar el salto al entorno digital. Corría el año 2008 (o quizás un poco antes) cuando comencé a explorar alternativas. Probé primero Microsoft OneNote. Me gustaba, pero la sincronización era terrible. Luego llegué a Evernote, y me quedé. Desde entonces, lo he usado con constancia. Lo cuento con más detalle en este artículo anterior:

Hoy, mientras escribo este texto en una nueva nota de Evernote, confirmo que sigue siendo una pieza clave en mi sistema.

¿Qué gané con las notas digitales?

Además de centralizar todo en un solo lugar y acceder desde cualquier dispositivo, pude encontrar lo que buscaba en segundos, gracias al buscador y, más recientemente, a las funciones potenciadas con inteligencia artificial. Ya no necesito organizar todo en carpetas: una búsqueda rápida me lleva directo a lo que necesito.

Pero aún así, había un obstáculo: seguía escribiendo todo a mano (ahora con teclado); y eso seguía siendo lento. Necesitaba automatizar parte del proceso.

Aparece Readwise

Probé muchas apps para guardar y organizar información: Pocket (mi favorita por años), Flipboard, Matter… hasta que llegué a Readwise, casi por accidente. Su función inicial era conectarse con tu Kindle y recordarte cada día algunas frases que habías subrayado en tus libros.

En mi caso, recibo cinco citas diarias. Esto me permite repasar lo más valioso que he leído, sin tener que buscarlo.

Además, puedes compartir esas frases con diseños atractivos en redes. Empecé a pagar por Readwise en 2020 y nunca me he arrepentido.

Reader: la app que lo cambió todo

En 2023, Readwise lanzó Reader, una app adicional —incluida en la misma suscripción— que llevó todo al siguiente nivel.

Reader te permite:

• Seguir canales de YouTube, perfiles sociales, blogs o podcasts.

• Suscribirte a newsletters con un correo personalizado (sin saturar tu bandeja).

• Guardar artículos, videos, tweets, podcasts, imágenes y PDFs.

• Leer libros electrónicos en formato ePUB.

• Resaltar contenido de todo tipo y enviar automáticamente esos subrayados a tu app de notas (en mi caso, Evernote).

• Transcribir videos y audios para poder resaltar fragmentos de YouTube o podcasts.

Y, por si fuera poco, todo esto se sincroniza con apps como Notion, Obsidian, Tana, LogSeq, entre muchas otras. Todo lo que resalto, sin importar de dónde venga, aparece en mi recuento diario de Readwise y queda almacenado en Evernote. Así, si necesito una cita o idea sobre “inteligencia artificial”, la tengo a unos pocos clics, junto con mis propios apuntes, ideas y reflexiones.

Esto es lo que siempre soñé: un sistema integrado, flexible, rápido, y cada vez más inteligente.

En resumen…

Organizar lo que aprendo ya no es un dolor de cabeza. Con Readwise y Reader, logré resolver uno de los mayores retos de la vida digital: capturar, consolidar y recuperar la información valiosa que obtengo todos los días. Todo, con muy poco esfuerzo y con resultados sorprendentes.

No es magia, pero se siente como tal.

¿Te anima probar Readwise y Reader? Te aseguro que valen cada centavo pagado.

💬 ¿Te pareció útil este artículo?

Déjame un comentario con tus impresiones, dudas o experiencias. ¡Me encantará leerte!

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Ofrezco consultorías y talleres personalizados para personas, equipos e instituciones. Escríbeme en www.focoproductivo.org y trabajemos juntos en una solución a tu medida.

Durante años nos acostumbramos a buscar la mejor App para cada tarea: una para gestionar proyectos, otra para redactar, una más para agendar reuniones. Todo giraba en torno a herramientas que nosotros controlábamos manualmente, una por una; pero algo está cambiando; la inteligencia artificial generativa no solo ha creado nuevas funciones dentro del software, sino que está empezando a transformarlo desde su base. Y en el centro de esa transformación están los agentes de IA.

¿Qué es un agente de IA?

A diferencia de los chatbots tradicionales, los agentes de inteligencia artificial no solo responden a preguntas o realizan acciones puntuales. Son sistemas autónomos capaces de percibir un entorno digital, interpretar información, tomar decisiones, ejecutar tareas y aprender de los resultados. Lo hacen en nombre del usuario, muchas veces sin necesidad de intervención humana directa.

Pueden, por ejemplo, planear una campaña de marketing en función de tus preferencias anteriores, reorganizar tu agenda considerando tus prioridades, o gestionar conversaciones en múltiples plataformas para cumplir un objetivo.

Como explica el artículo de WIRED “La revolución invisible”, los agentes de IA no buscan reemplazar a las apps, sino trabajar entre ellas. Son los nuevos puentes entre plataformas: entidades capaces de navegar por distintos servicios y coordinar acciones sin que tengamos que abrir nada. En vez de ir a una aplicación para enviar un correo o generar un reporte, podríamos simplemente pedirle a nuestro agente que lo haga… y confiar en que sabrá cómo, cuándo y dónde hacerlo.

Si este artículo te parece útil, considera compartirlo con alguien que aún cree que la IA “solo responde preguntas”.

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De asistentes a colaboradores

La diferencia clave no es solo funcional, sino de paradigma. Los agentes no son asistentes que hacen lo que les pedimos; son colaboradores que entienden el objetivo, proponen rutas y corrigen el rumbo si es necesario.

En un estudio reciente publicado también por WIRED, investigadores demostraron que agentes de IA pueden incluso establecer reglas sociales espontáneamente para coordinarse entre sí, como lo hacen los humanos. Este hallazgo plantea preguntas profundas: ¿cómo se negocia con una IA? ¿Hasta dónde queremos delegar?

Esto nos lleva a una conclusión importante: no estamos hablando de herramientas aisladas, sino de sistemas que pueden construir convenciones, adaptarse, colaborar y negociar. La relación ya no es usuario-aplicación, sino usuario-agente y agente-agente.

El potencial productivo

Desde una perspectiva de productividad, los agentes de IA representan una oportunidad inédita. Según un curso de LinkedIn Learning que completé hace poco, sobre el uso de agentes para incrementar la productividad, ya se están utilizando para automatizar tareas como:

• Redacción de propuestas personalizadas.

• Coordinación de reuniones según la disponibilidad real del equipo.

• Análisis de correos electrónicos y categorización por prioridades.

• Investigación avanzada y síntesis de información compleja.

• Supervisión de proyectos, con alertas automatizadas.

Y esto recién comienza. En mi artículo anterior sobre Las 5 tendencias clave de la IA en 2025, señalé que una de las más significativas era la “personalización autónoma”. Justamente eso hacen los agentes: aprenden de nuestras acciones y preferencias para actuar por iniciativa propia, con resultados cada vez más ajustados a nuestro estilo de trabajo.

El dilema ético y ambiental

Pero este cambio no está libre de tensiones. En otro artículo de WIRED, se analiza el creciente rechazo social hacia la IA (verás que es una de mis publicaciones favoritas); no por ignorancia o tecnofobia, sino por experiencias reales: errores en los resultados, impactos ambientales de los centros de datos, posibles efectos en la salud mental o el reemplazo laboral silencioso.

En este contexto, el uso de agentes debe ir acompañado de decisiones conscientes. ¿Qué tareas estamos dispuestos a delegar? ¿Quién diseña las reglas de estos sistemas? ¿Tenemos la capacidad de supervisar lo que hacen cuando no los estamos mirando?

La solución no está en frenar la innovación, sino en diseñarla con intención. La tecnología, como siempre, no es neutral: puede amplificar tanto nuestras fortalezas como nuestras carencias.

¿Qué podemos hacer hoy?

Aunque los agentes más avanzados aún requieren cierto conocimiento técnico o plataformas específicas, ya existen entornos accesibles para comenzar a trabajar con ellos:

• Herramientas como AutoGPT, AgentGPT o Magai permiten crear agentes sin saber programar.

• El directorio multilingüe de herramientas de IA ofrece una clasificación por industria, con muchos agentes ya listos para ser usados.

• Algunas plataformas de productividad, como Notion o Microsoft 365, están empezando a incorporar comportamientos propios de agentes en sus funciones con IA.

El reto no es técnico, sino cultural. Necesitamos "reaprender" a trabajar; dejar de pensar en pasos secuenciales que nosotros controlamos y empezar a diseñar flujos que puedan ser gestionados en conjunto con entidades digitales que piensan, comparan y deciden.

¿Qué opinas sobre este nuevo modelo de trabajo con agentes?

Me encantaría leer tu perspectiva en los comentarios. ¿Ya usas alguno? ¿Qué tareas te gustaría automatizar con inteligencia?

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Diseño y facilito procesos formativos en torno a productividad digital, IA aplicada y gestión de proyectos. Si buscas acompañamiento estratégico, puedes escribirme directamente a alberto@focoproductivo.org

Vivimos en una época de hiperestimulación constante. A cada hora se cruzan por nuestra mente ideas, aprendizajes, datos, reuniones, referencias, frases que nos inspiran o preguntas que nos inquietan. Pero si no tenemos dónde dejar constancia de todo eso, simplemente se esfuma.

Por suerte, ya no necesitamos confiar únicamente en nuestra memoria. Las aplicaciones de notas digitales están ahí, al alcance de un clic, para ayudarnos a capturar, organizar y conectar ideas. Lo importante no es encontrar “la mejor app”, sino usar la que te permita pensar con más claridad.

Tomar notas es un acto de pensamiento, no de archivo

Muchas personas creen que tomar notas es un mecanismo para recordar lo importante después. Pero la verdad es que el acto de escribir —aunque sea en digital— ya transforma la forma en que piensas. Al poner tus ideas en palabras, ganas perspectiva; al leerlas luego, las comprendes mejor; y al organizarlas, creas nuevas conexiones que antes no veías.

Estos son algunos beneficios que he confirmado con los años:

1. Capturas lo valioso cuando aún está fresco

Las ideas no avisan. Por eso, tener siempre a la mano una app para tomar notas puede marcar la diferencia entre perder una idea brillante o convertirla en algo útil más adelante.

2. Estructuras y das sentido al caos

Una buena aplicación de notas no solo almacena, también organiza. Puedes etiquetar, agrupar, enlazar ideas… y sobre todo, encontrar sentido en lo que antes era solo una lista dispersa de cosas.

3. Encuentras lo que buscas en segundos

¿Te imaginas revisar 10 cuadernos buscando una nota de hace meses? En el mundo digital, basta con escribir una palabra clave. Esa eficiencia ahorra tiempo y libera tu mente para pensar, no para buscar.

4. Aprendes mejor, no solo recuerdas

Tomar notas no es pasivo. Escribir te obliga a entender, interpretar y reformular la información. Y eso, en sí mismo, ya es una forma de aprender.

5. La inteligencia artificial potencia tu memoria

Muchas apps hoy integran funciones de IA que resumen textos, extraen ideas clave o te recuerdan lo que escribiste. Son como asistentes que trabajan contigo, no en lugar de ti.

¿Cuál es la mejor aplicación de notas?

La que realmente usas. Aquí algunas de las más recomendadas en 2025:

• Evernote – Potente, versátil y con gran capacidad de búsqueda.

• OneNote – Ideal para usuarios de Microsoft 365.

• Notion – Flexible y estructurada, perfecta para proyectos complejos.

• Obsidian – Para quienes quieren conectar ideas en red.

• Google Keep – Ligera y rápida, perfecta para notas sueltas.

• Apple Notes – Simple, robusta y muy bien integrada en el ecosistema Apple.

• Bear – Hermosa y práctica, con formato Markdown.

• Craft Docs - Visualmente muy atractiva y con muchas plantillas.

• Roam Research – Para quienes aman pensar en mapas mentales.

• Joplin y Standard Notes – Opciones seguras, privadas y de código abierto.

Yo uso Evernote desde 2012 (te explico porqué en este artículo: “No importa qué aplicación para tomar notas pruebe, siempre regreso a Evernote 🐘”). No es perfecta, pero funciona para mí. Y eso es lo que más importa: que se convierta en una extensión de tu pensamiento.

💬 ¿Tú cómo tomas notas?

¿Prefieres lo digital o lo analógico? ¿Qué aplicación te ha funcionado mejor? Cuéntamelo en los comentarios.

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Gracias por leer.
Hasta la próxima.

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¿Por qué perdemos tantas buenas ideas y cómo evitarlo?

¿Qué herramientas tecnológicas facilitan capturar nuestras ideas y pensamientos?

¿Qué errores comunes cometemos al intentar organizar nuestras capturas?

¿Cómo integrar el hábito de capturar ideas en nuestra rutina diaria?}

Las buenas ideas aparecen cuando menos lo esperamos: caminando distraídos, haciendo deporte, en la ducha, leyendo un libro, en una conversación, durante un viaje, conduciendo, o en el transporte público; en fin, no hay un momento ideal. Curiosamente, mientras más activamente las buscamos, más difícil parece que surjan. Esto podría no ser un problema si no fuera porque muchas de estas ideas se pierden por confiar en nuestra memoria. Frases como: “tenía una buena idea hace solo unos minutos, ¿cuál era?” nos resultan familiares a todos.

De aquí surge la necesidad de capturar esas ideas apenas aparecen. Pero capturarlas bien plantea otro reto: ¿cómo hacerlo efectivamente?

¿Cómo capturamos nuestras ideas?

No todas las ideas o inspiraciones se presentan en el momento más conveniente. Cada uno encuentra sus propios métodos: a veces, tomamos una foto de algo que llama nuestra atención, anotamos en una libreta, enviamos un mensaje a nosotros mismos en WhatsApp o lo escribimos en cualquier papel a mano. Si estamos en una reunión, usamos la agenda física o, cuando está permitido, alguna app en el celular. Si aparece mientras leemos un artículo web, quizás lo guardamos como marcador, lo enviamos por correo o dejamos la pestaña abierta junto a otras veinte más.

Esta variedad de métodos es común, pero aquí surge un problema: falta de consistencia y contexto. Guardar ideas en diferentes aplicaciones y formatos sin un sistema coherente lleva a que se pierdan o a que no sepamos dónde encontrarlas cuando las necesitamos.

Por ejemplo, quizás has abierto tu álbum de fotos para ver imágenes familiares y te topas con una foto de algo que viste en la calle y que querías usar para un proyecto. Sin contexto ni descripción, la imagen ya no tiene sentido, y terminas borrándola porque ocupa espacio en la nube. Aquí es donde el contexto es esencial: una mínima descripción habría sido suficiente para recordar, al ver la foto, qué te inspiró a capturarla.

La importancia de capturar con contexto

Este dilema se intensifica en nuestro mundo digital, con múltiples fuentes de información y estímulos. Para capturar ideas de manera efectiva, necesitamos herramientas versátiles y un hábito sólido de organización. Anotar todo en libretas físicas puede ser práctico para algunos, pero en un entorno digitalizado pierden ventaja por su falta de integración. La información digital puede categorizarse, buscarse y organizarse más fácilmente, especialmente cuando usamos herramientas diseñadas para esto.

Aquí es donde entran en juego las aplicaciones de captura digital. Usar múltiples apps puede ser útil si las integras bien, pero dispersarse entre demasiadas herramientas lleva al caos. Elegir una herramienta y convertirla en tu “centro de capturas” ayuda a consolidar toda la información en un lugar de fácil acceso.

Algunas apps especializadas en capturas como Google Keep, OneNote de Microsoft o Apple Notes ofrecen opciones sencillas y efectivas. Otras más completas, como Evernote, Notion y Craft, permiten capturar y organizar ideas en múltiples formatos. En mi caso, como ya saben algunos lectores frecuentes, uso Evernote para esta tarea, una elección que comparto en este artículo:

Mi experiencia capturando con Evernote

Mi dispositivo principal para capturar es el móvil, y Evernote se ha convertido en el espacio donde puedo registrar y contextualizar casi cualquier cosa. Al abrir la app, tengo varias opciones:

• Nueva nota: escribir lo que aparece en mi mente

• Tarea nueva: anotar acciones pendientes

• Evento: para recordar algo en el calendario

• Cuaderno: crear proyectos nuevos o temas específicos

• Audio: grabar ideas cuando no puedo escribir

• Cámara: capturar o escanear lo que encuentro y añadir una breve descripción

Todo lo que capturo en Evernote se sincroniza en la nube, lo que me permite acceder a estas ideas en mi computadora sin perder continuidad.

Para capturas digitales, uso Evernote Web Clipper en mi navegador, que me permite guardar artículos, videos, o fragmentos de cualquier sitio web con opciones de clasificación. Puedo etiquetar el contenido, añadir notas y crear tareas asociadas a la información, lo que hace que cada captura tenga un propósito claro y una fácil referencia.

Adicionalmente, uso Readwise Reader, una app de pago que me permite guardar y organizar lo que leo en Kindle o en la web. Los textos resaltados se envían automáticamente a una libreta de Evernote, donde puedo consultarlos más tarde. Este proceso eleva mi captura al siguiente nivel, integrando todas mis lecturas en un espacio de fácil acceso.

Una sola herramienta, un buen hábito

Al final, la elección de herramientas depende de cada uno, y la app perfecta no existe. Lo más importante es desarrollar el hábito de capturar de forma consistente y, sobre todo, revisar regularmente lo capturado para darle un uso significativo. Consolidar todo en un solo lugar permite encontrar la información cuando realmente la necesitas y evita la frustración de no recordar por qué guardaste algo.

Espero que este artículo te haya resultado útil y que te inspire a mejorar tu hábito de captura. La próxima vez que tengas una idea inesperada, asegúrate de que no se escape.

Y tú, ¿qué aplicación usas para “capturar”? Te leo en los comentarios

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Como muchas personas que leen esta newsletter, suelo probar nuevas aplicaciones de forma constante: la mayoría están relacionadas con la productividad personal o laboral. Y aunque esto podría parecer una señal de dispersión, en realidad no lo es, si tienes claro tu sistema de productividad. Cuando sabes lo que necesitas, la herramienta es secundaria; lo importante son los principios que guían tu forma de trabajar.

Actualmente estoy probando varias apps: Bear (para tomar notas), Matter (para curar contenido), Notion Calendar (antes Cron), Routine (calendario + notas + tareas), Bluesky (red social descentralizada) y Craft (aplicación de notas, visualmente muy atractiva). Me gusta estar al tanto del ecosistema de apps de productividad, y creo que la inteligencia artificial pronto generará una gran disrupción en este terreno. Aunque, de hecho, ya lo está haciendo: hay una aplicación increíble, llamada Motion, que cuenta con una lista de características asistidas por IA para gestionar proyectos, calendarios, tareas, notas de reuniones, creación de documentos, flujos de trabajo, etc. Por ahora es de las pocas que se atreven a tanto; ya veremos si ese es el camino que tomarán las demás.

Ahora bien, ¿por qué volver a una “vieja” aplicación como Evernote cuando hay tantas opciones nuevas y atractivas? La respuesta no es nostalgia ni costumbre. Tiene que ver con criterios técnicos y prácticos que valoro profundamente en una app para tomar notas:

MIS REQUERIMIENTOS:

Estos son mis indispensables al momento de elegir una app para notas digitales:

• Interfaz simple y agradable

• Facilidad para capturar texto, imágenes, enlaces y notas de voz

• Posibilidad de adjuntar archivos fácilmente

• Compartir contenido sin fricciones

• Insertar y gestionar imágenes

• Multi-dispositivo, con buena experiencia en cada uno

• Sincronización rápida y confiable

• Búsqueda potente para encontrar lo que necesito

• Posibilidad de tomar apuntes a mano en iPad

Si una app cumple con estos requisitos, entra en mi radar. Pero pocas lo hacen tan bien como Evernote. Y aquí te explico por qué:

INTERFAZ SIMPLE Y AGRADABLE:

Evernote tiene una interfaz limpia y personalizable. En la página principal (Home), puedo colocar widgets con mis notas recientes, libretas, tareas, calendario, notas rápidas, imágenes, etc. Todo se ajusta a mi estilo de trabajo y se sincroniza entre dispositivos.

Uso Evernote desde 2012, es allí donde ahora escribo los artículos de esta newsletter, los posts de mi blog (despuesdeclase.org), y las notas y guiones de mi podcast Después de Clase. Confío plenamente en su estabilidad (a pesar de que tuvo unos 2 años “oscuros”; hasta que fue comprada por Bending Spoons - dueños también de WeTransfer, StreamYard, MeetUp, entre otras-, y todo empezó a mejorar), facilidad de uso y posibilidades.

GESTIONAR ADJUNTOS E IMÁGENES:

Uno de mis usos favoritos es tomar apuntes de cursos online. Al iniciar un curso, creo una nota específica dentro de una libreta temática. Esa nota puede incluir imágenes, PDFs (que se visualizan directamente), y etiquetas para clasificar por tema, formato, año, etc.

Además, puedo marcar los PDFs o imágenes insertadas con flechas, círculos y resaltados. Esto me permite encontrar información crítica sin tener que abrir otros programas. Todo en un solo lugar, todo contextualizado.

COMPARTIR CON FACILIDAD:

Evernote permite compartir notas con diferentes niveles de permiso. Ahora también permite edición colaborativa en tiempo real, aunque en proyectos complejos sigo prefiriendo Google Docs o Word Online, porque son ampliamente conocidos.

Para tareas personales, enlazo Evernote con Todoist. Para proyectos laborales, lo conecto con Trello usando el método Kanban. Su flexibilidad para integrarse con otras apps es un gran plus: por ejemplo, yo uso Spark como gestor de correos; y cada vez que recibo un correo importante, que pertenece a la comunicación de un proyecto en particular; con un clic ese. correo pasa a su respectiva carpeta del proyecto, en Evernote. La integración de Evernote con Spark Mail, es increíblemente funcional.

RÁPIDA Y CON SINCRONIZACIÓN INMEDIATA:

Este punto ha mejorado muchísimo. Las notas se sincronizan de inmediato entre mis dispositivos. Y si estoy offline, puedo seguir trabajando y la sincronización se hace cuando recupero conexión.

Tomo notas rápidas desde el celular, redacto artículos desde la laptop, y organizo cursos desde el iPad. Incluso reviso mis notas en el iPad Mini con MindNode para armar mapas mentales. Todo fluye sin interrupciones.

La nueva interfaz móvil es sumamente útil y orientada a “capturar”, lo que no permite que las ideas más importantes se pierdan:

INDEPENDENCIA DEL ECOSISTEMA

Un error común puede ser usar apps nativas del sistema (Apple Notes, Samsung Notes, etc.) y luego arrepentirse al cambiar de dispositivo o sistema operativo. Te cuento, lo viví: pasé por ecosistemas Windows, Android, ChromeOS y ahora uso Apple. Si hubiera usado Apps nativas, como Samsung Notes, habría perdido casi todo, y el traslado de toda la información hubiera sido muy laborioso -depende de qué tanta información guardes en tu App de notas-.

No quiero quedar atrapado en una App que no pueda usar fuera de un ecosistema especifico. Evernote, al ser multiplataforma, me permite migrar cuando lo necesite, sin perder mis datos ni mi sistema de trabajo.

📝 ¿Y POR QUÉ NO NOTION, OBSIDIAN o LOGSEQ?

Aunque uso Notion para gestionar proyectos, clientes y contenidos, su experiencia móvil para notas es pobre. La falta de rapidez al capturar ideas, y su lentitud para escribir desde el celular o tablet, la alejan de ser mi app de notas; además de su extrema complejidad y estar centrada en bases de datos. Que no se me entienda mal, Notion es una excelente aplicación; sin embargo, no la recomiendo como App de notas principal: para eso no la crearon.

Obsidian y Logseq son potentes para personas que priorizan el texto plano, los backlinks y el Zettelkasten. Pero requieren mucha configuración y no son prácticas para quienes necesitamos velocidad y fluidez visual al escribir, en mi opinión.

CONCLUSIONES:

Cada persona tiene necesidades distintas. Pero si me preguntas cuál es hoy la mejor App para tomar notas, aún afirmo con confianza: Evernote sigue siendo una excelente opción. Rápida, estable, multiplataforma, visual y lista para capturar todo tipo de contenido, con o sin conexión.

Y tú, ¿Usas una aplicación para tomar notas (apuntes)? ¿Cuál usas y por qué? Te leo en los comentarios.

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💼 ¿QUIERES USAR EVERNOTE DE FORMA PROFESIONAL?

Si quieres aprender a usar Evernote a fondo, mejorar tu sistema de productividad personal o laboral, o contratar un taller o consultoría para tu organización, escríbeme a: alberto@focoproductivo.org.

Estaré encantado de ayudarte a configurar el sistema que mejor funcione para tí.

¡Hasta el próximo martes!

Durante años probé muchas formas de agendar reuniones, desde el clásico “¿qué día y hora te acomodan mejor?” -que puede detonar en una seguidilla de correos interminables-, hasta sofisticadas aplicaciones dedicadas a esa tarea especifica. Probé Calendly, Book Like a Boss, TidyCal, YouCanBookMe… algunas potentes, otras confusas. Pero todas requerían configuraciones externas, integraciones complicadas o, sobre todo, una suscripción más que pagar.

Hasta que descubrí que Google Calendar ya tenía la solución.

Una función poderosa, integrada, con diseño limpio, y que cumple con lo esencial: dejar que otras personas reserven tiempo contigo sin escribirte ni una sola línea.

Esta función la uso no solo para que los miembros de mi equipo, en EdTech Latam, conozcan sobre mi tiempo disponible para reuniones; también la uso para reunirme con clientes actuales, para dar mentorías, agendar citas con clientes o partners potenciales, etc. Solo se trata de crear un calendario de reuniones y luego compartir un link con las personas que desean agendar contigo.

Hoy te cuento cómo funciona, cómo la uso yo y cómo puedes activarla en menos de 10 minutos.

Cómo activar y usar las agendas de citas de Google Calendar (en solo 5 pasos)

Paso 1: Activa la función en tu calendario

Abre Google Calendar desde tu computadora. Haz clic en Crear y selecciona Agenda de citas.

Si no ves la opción, asegúrate de estar usando una cuenta de Google personal o de trabajo (ambas pueden, con algunas diferencias).

Paso 2: Crea tu calendario de citas y define tu disponibilidad

Después de elegir “Agenda de citas”, Google te pedirá configurar un calendario de reservas (no un evento puntual).

Ponle un título representativo (por ejemplo: “Sesiones de mentoría” o “Reuniones iniciales”) y luego define qué días y horarios quieres habilitar para que otras personas puedan agendar contigo.

Puedes establecer franjas semanales recurrentes (como “martes y jueves de 9 a.m. a 11 a.m.”) o agregar excepciones para fechas específicas, como feriados o días en que no estás disponible.

Paso 3: Personaliza el formulario y duración

Define cuánto durará cada cita, si quieres tiempo de descanso entre ellas, y qué campos debe completar la persona (nombre, correo, motivo).

Aquí también puedes limitar el número de citas por día o por franja.

Paso 4: Comparte tu enlace personalizado

Una vez guardado, Google Calendar te genera un enlace único como este:

https://calendar.app.google/ToGqMWUizXWwrtpu5 (enlace a mi calendario de reuniones con nuevos clientes: explóralo).

Puedes copiarlo, insertarlo en tu web, agregarlo a tu firma de correo o enviarlo por WhatsApp.

Paso 5: Automatiza tu flujo de trabajo (opcional)

Con Google Calendar ya vinculado a Gmail y Meet, la persona que reserve recibirá automáticamente el enlace de videollamada, confirmación por correo y recordatorio.

Y tú también. Sin hacer nada más.

Cierre

2 ventajas importantes de esta función en Google Calendar son:

• La agenda de citas, se sincroniza con tu calendario personal o el de trabajo; de tal manera que si debes ir al dentista el jueves a las 4pm, colocas esa cita en tu calendario y ese espacio estaba disponible para agendar citas; deja de estarlo de forma automática.

• Puedes crear múltiples agendas de citas con fines diferentes: una para mentorías, con espacios de 45 minutos y descansos de 15 minutos; otro para atender problemas de tus colaboradores, con espacios de 30 minutos y con un límite de 3 por día; y así.

Desde que uso esta función, no he vuelto a pagar por una app para gestionar mis citas o reuniones, adicional.

Google Calendar, me permite dar una imagen profesional, automatizar mis reuniones y ahorrar tiempo.

¿Ya lo probaste? ¿Te gustaría que prepare un tutorial en video?

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Escríbeme directamente si quieres que te ayude a implementar un sistema completo de gestión de actividades, reuniones y tareas, en tu equipo o empresa: alberto@focoproductivo.org

💬 “Si te interesa recibir reflexiones y recursos educativos cada semana, estás en el lugar correcto. ¡Gracias por ser parte de Después de Clase!”

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Muchos libros de autores reconocidos o de temas que nos interesan, lamentablemente no llegan a las librerías de nuestros países. Estoy seguro de que te ha tocado vivir esa experiencia. Y también la de buscar versiones no oficiales en Internet, simplemente porque conseguir el original parece misión imposible.

Hoy existen muchas formas de conseguir un libro en formato físico gracias a las tiendas online, pero a menudo los costos de envío superan el precio del propio libro. Para compensar, muchas personas agrupan compras o esperan a que alguien viaje al extranjero. Pero, ¿y si hubiera una alternativa más simple?

La hay. Leer en formato digital es más fácil que nunca, y aunque requiere cierta adaptación, tiene muchísimas ventajas. Algunas ya las mencioné en un artículo anterior que te recomiendo: ¿Realmente vale la pena comprar un dispositivo para leer libros electrónicos?.

Debo confesar que al principio me costó. Estaba acostumbrado al papel: a sentirlo, marcarlo, cargarlo, doblar una esquina. Pero poco a poco me fui dando cuenta de las ventajas: llevar decenas de libros conmigo, comprarlos en segundos, tomar notas, resaltar, y olvidarme del deterioro o el espacio físico. No fue un cambio instantáneo, porque leer es una experiencia más emocional que funcional. Pero si te animas a intentarlo, verás que es difícil volver atrás.

Decidí escribir este artículo porque no hay curso, taller o conferencia en la que no mencione un libro digital… y eso siempre genera preguntas:

¿Dónde se compran? ¿Es seguro? ¿Cómo los leo?

Hoy quiero responderlas con una guía paso a paso para que tú también puedas hacerlo, sin complicarte. Vamos:

PASO 1: Crea una cuenta en Amazon

Primero, necesitas una cuenta en Amazon. Hay varias versiones:

• amazon.com

• amazon.es

• amazon.com.mx

Cada una tiene catálogos diferentes. Si vives en Perú como yo, te recomiendo usar amazon.com. También podrías tener más de una cuenta si quieres acceder a libros de diferentes regiones, pero eso lo dejamos para más adelante.

PASO 2: Agrega un método de pago

Desde el menú “Cuenta y listas”, entra a “Cuenta” y busca la opción “Tus pagos”. Ahí podrás registrar una tarjeta de crédito o débito.

¿Es seguro?

Sí. Amazon es una de las plataformas más seguras del mundo para compras online. Además, tiene soporte 24/7.

Eso sí: nunca compres desde un dispositivo público ni desde redes Wi-Fi abiertas (a menos que uses VPN). Activa la verificación en dos pasos y usa contraseñas seguras.

Con eso, ya estás listo para comprar tu primer libro electrónico.

PASO 3: Busca el libro y elige bien el formato

Supongamos que quiero “Conversaciones en la Catedral” de Mario Vargas Llosa. Escribo el nombre en la barra de búsqueda de Amazon y reviso los resultados.

Haz clic sobre el mejor resultado y verás en pantalla varios formatos disponibles (no siempre se obtiene todos):

• Kindle (ebook)

• Audiolibro

• Pasta dura

• Pasta blanda

• Libro de bolsillo

Elige el formato Kindle si quieres la versión digital. Luego haz clic en “Comprar” o en “Comprar con 1 clic” si tienes activada esa función. Esta última opción solo la recomiendo si no compartes tus dispositivos con nadie.

¡Y listo! Ya tienes tu primer libro electrónico.

PASO 4: ¿Dónde leer tus ebooks?

Amazon tiene su propia plataforma de lectura en la nube:

https://read.amazon.com

Allí verás todos los libros que compres, y puedes leerlos desde cualquier navegador.

También puedes leer desde diferentes dispositivos si:

• Descargas la app Kindle en tu celular o tablet (iOS o Android)

• Descargas la app Kindle para PC o Mac

• Usas un dispositivo Kindle (comprarlo es opcional, pero muy recomendable si te encanta leer)

En casa tenemos un Kindle cada uno, mi esposa y yo, y una cuenta familiar compartida, lo que nos permite acceder a los libros del otro —una ventaja extra (podemos leer el mismo libro, al mismo tiempo, pagando solo una vez 👌🏽). Además, Amazon sincroniza tus notas, subrayados y progreso de lectura entre dispositivos. Así puedes empezar en el Kindle, seguir en el celular y terminar en tu laptop sin perder el hilo.

Te dejo aquí el enlace a la página de Amazon EEUU, donde podrás ver toda la gama de dispositivos Kindle: aquí. Aunque ahora se pueden conseguir en diversas tiendas locales, en diferentes países, lo que implica que se puede disponer de uno de forma inmediata. Si te anima comprar uno, y es tu primera vez leyendo en un Kindle, te sugiero ir por el más barato, y luego escalar si la experiencia te satisface.

Extras que vale la pena conocer

• Puedes regalar ebooks desde Amazon. Solo debes elegir “Comprar para otra persona” y colocar su correo.

• Hay miles de títulos gratuitos disponibles. Solo busca “libros Kindle gratis”.

• Si tienes Amazon Prime (suscripción de pago), accedes a una biblioteca rotativa de títulos sin costo adicional.

• Si eres lector frecuente, puedes suscribirte a Kindle Unlimited, una especie de “Netflix de los libros” por una tarifa mensual.

Recomendaciones personales

• Marca read.amazon.com en tus favoritos, en el navegador; para acceder a tu biblioteca con solo un clic.

• Instala la app Kindle en tus dispositivos; si quieres llegar a tu biblioteca, aún más rápido.

• Comienza con libros que ya querías leer, así la experiencia será más sencilla.

• Y sobre todo: no tengas miedo de probar 💪🏽.

Cierre

Ahora que ya sabes cómo empezar a leer libros digitales, me encantaría saber:

¿Te animas a probar? ¿Qué libro sería tu primera compra en Kindle?

Déjame tus comentarios o escríbeme si tienes dudas.

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Y si este artículo te resultó útil, compártelo con alguien a quien pueda servirle. Leer más (y mejor) está a solo unos clics de distancia.

¡Hasta el próximo artículo!

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Durante años, la productividad digital se dividía en tres herramientas esenciales: una app para tomar notas, otra para gestionar tareas y una tercera para el calendario. Pero hoy, las aplicaciones que prometen ser todo-en-uno están ganando popularidad. Notion, Amplenote, Evernote y Routine, son solo algunos ejemplos.

Estas aplicaciones buscan unificar tu vida digital en una sola plataforma. Su promesa es simple: reemplazar múltiples herramientas dispersas con una sola app que capture, organice y ejecute todas tus ideas, proyectos y actividades. Pero, ¿es esto realmente una solución o una nueva forma de complicar tu vida?

🌐 ¿Qué son las LifeOS?

El término LifeOS (Life Operating System) se refiere a aplicaciones que intentan centralizar todas las áreas de tu vida en un solo espacio digital. Desde la gestión de tareas y calendarios hasta la toma de notas y la organización de proyectos, estas apps buscan convertirse en el “sistema operativo” de tu vida.

Los ejemplos más destacados incluyen:

• Notion: Flexibilidad absoluta, con bases de datos, tableros Kanban y hasta SOPs (Procedimientos Operativos Estándar).

• Amplenote: Un enfoque más estructurado, que organiza las ideas en cuatro etapas: apuntes rápidos, notas desarrolladas, tareas y calendario.

• Evernote: El veterano que mantiene su relevancia como un espacio para capturar información y organizar ideas.

• Routine: Enfocada en hábitos y productividad diaria, combinando planificación y seguimiento.

🚀 ¿Por qué están en auge las LifeOS?

El atractivo de las LifeOS es evidente: prometen simplificar tu vida. En lugar de saltar entre múltiples aplicaciones, puedes gestionar todo en un solo lugar. Ya no tienes que recordar en qué app guardaste una nota o si tu lista de tareas está sincronizada con tu calendario.

Suena bien, ¿No?; pero esa promesa tiene un costo.

😮 La trampa del control total

Las LifeOS ofrecen una sensación de control absoluto, pero este puede ser una ilusión. ¿Te has encontrado creando etiquetas, reorganizando tableros, creando bases de datos con diversas categorías, o quizás nuevas plantillas; en lugar de hacer el trabajo real?

• Desbordamiento de opciones: Demasiada flexibilidad puede ser paralizante. Puedes pasar más tiempo organizando que ejecutando. De hecho, esto me ha pasado muchas veces, en la búsqueda de la App perfecta, todo-en-uno, que solucione mi mundo digital.

• Dependencia tecnológica única: Si tu LifeOS falla, pierdes acceso a todo. ¿Estás preparado para eso? ¿Es mejor tener todo en un solo lugar?

• Falsa productividad: Completar tareas en una app no es lo mismo que avanzar en tus objetivos 👀.

🚀 ¿Un sistema único o herramientas que funcionan?

Personalmente, he pasado por la fiebre de las LifeOS. Lo intenté con Evernote, tratando de centralizar mis notas, tareas y proyectos en una sola app. Luego probé Notion, seducido por su flexibilidad casi infinita. Pero descubrí que, para mí, el famoso dicho “zapatero a tus zapatos” aplica perfectamente aquí.

En lugar de obsesionarme con tener todo en una sola app, adopté un enfoque más simple y efectivo, usando las Apps que mejor se ajustan a mi, considerando que cada una es buena en aquello para lo que fue creada:

• 📋 Tareas: Las gestiono en Todoist, donde puedo organizarlas y priorizarlas sin distracciones.

• 📝 Notas y archivos: Uso Evernote, que sigue siendo insuperable para capturar ideas, referencias y apuntes diversos (cursos que tomo, propuestas de proyectos, recibos de compra, garantías, etc.).

• 📅 Calendario: Google Calendar, donde visualizo mis compromisos, tiempo disponible y organizo mis citas con clientes.

No todo tiene que estar en un solo lugar para funcionar bien. Mi combinación de apps me da claridad, flexibilidad y control sin complicarme.

Uso Evernote desde 2012 (es la única aplicación que ha sobrevivido a través de los años, en mi ecosistema digital); así que un día, decidí usarla para anotar las tareas de mis proyectos, y así tener todo en un solo lugar. Resultado: decepción total. Evernote es muy buena para muchas cosas, menos para gestionar tareas o el calendario. En ese rubro, Todoist es, desde mi punto de vista, la reina absoluta. Así que si bien tengo mis proyectos en Evernote, el seguimiento de tareas lo hago a través de Todoist; y el time-blocking para cada proyecto, lo manejo con Google Calendar. Repito, “zapatero a tus zapatos”.

Algo similar me pasó con Notion donde, en resumen, pasaba más tiempo en tutoriales y creando bases de datos y dashborads, que realmente trabajando.

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📌 ¿Todo en uno o una combinación inteligente?

Las LifeOS te prometen que puedes tener todo bajo control en un solo lugar. Pero, ¿realmente necesitas una sola app para todos los aspectos de tu vida? ¿O solo estás creando un caos más organizado?

La verdadera productividad no se trata de cuántas funciones tiene tu app, sino de qué tanto puedes enfocarte en lo que realmente importa.

📝 ¿Y tú, qué opinas?

¿Usas una LifeOS? ¿Prefieres mantener tus herramientas separadas? ¿Sientes que te ayudan o que te abruman?

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Los podcasts se han convertido en uno de los formatos digitales más consumidos en la actualidad: Noticias, comedia, suspenso, historia, educación, entrevistas, hábitos, salud, entre muchos otros, son temas populares que se transmiten por audio; que en ocasiones tienen versión en vídeo, sin que ello sea requisito indispensable para su éxito.

¿Dónde puedo escuchar podcasts?

Bueno, hay una cantidad grande de aplicaciones para escuchar podcasts, algunas para descargar y otras que funcionan directamente en el navegador. Lo habitual es que las personas que trabajan en movilidad, o mientras se transportan, los escuchen desde sus móviles; pero hay muchas otras que prefieren hacerlo desde sus tabletas o PCs. Entre las aplicaciones más destacadas para escuchar podcasts encontramos:

• Apple Podcasts

• Spotify

• Amazon Music

• Overcast

• Pocket Casts

• RadioPublic

• Audible

Elegir una aplicación o plataforma específica para escuchar podcasts, depende de las preferencias personales. En mi caso, suelo usar Spotify, que tiene muy buenas series originales y programas; o Apple Podcasts, por la sencillez y minimalismo de su aplicación para móviles.

Dependiendo del rubro en el que trabajes o de los temas de los que te guste aprender, puedes seguir algunos podcasts referentes. En mi caso, suelo escuchar:

• "Your Time, Your Way" de Carl Pulen

• “BBVA, Aprendemos juntos 2030”

• “Bloomberg Daybreak América Latina” de la cadena de noticias Blomberg

• “Radio Ambulante” de My Cultura, Radio Ambulante y iHeartPodcasts

• “El Hilo” de My Cultura y iHeartPodcasts

• “Oppemheimer” de CNN en Español

• “Learning English Vocabulario” de BBC Radio

• “El Topo” de La No Ficción

• “overFlow - noticias tech a diario” de Jesús Veliz

• entre otros

¿Y qué pasa si me topo con información valiosa que deseo recordar o sobre la que me gustaría profundizar, en algún episodio? Bueno, lo lógico es tomar apuntes en una libreta o quizás crear una nota de voz con lo que recuerde de dicha información; pero, te cuento que existe una forma más sencilla y útil para guardar fragmentos del audio original de un episodio de podcast: a través de una aplicación llamada Snipd; de la que hablaremos hoy y, te adelanto, es la que uso personalmente, todos los días, para escuchar podcasts.

Snipd: El aliado indispensable para quienes consumen podcasts

Snipd (www.snipd.com) es una aplicación móvil que permite guardar y compartir fragmentos de podcasts de audio. Algunas de sus características son:

• Conexión con servicios de podcasts populares: Puedes escuchar y guardar fragmentos de cualquier podcast disponible.

• Guardar fragmentos etiquetados por temas: Organiza tus clips por categorías para encontrarlos fácilmente.

• Transcripción de los fragmentos: Ideal para repasar contenido sin necesidad de escuchar.

• Compartir fragmentos en redes sociales: Transforma tus clips en audiogramas para compartir en RRSS.

• Exportar fragmentos a otras apps: Readwise, Notion, Obsidian, Bear, Logseq, entre otras.

• Modo online y offline: Descarga tus episodios y escucha sin conexión.

• 🚨NUEVA FUNCIÓN🚨 Creación de resúmenes e identificación de información clave con IA

¿Cómo es un fragmento de Snipd?

Mientras estás escuchando el episodio de un podcast usando la aplicación (Snipd), basta hacer clic sobre el botón “Create Snipd” para capturar 90 segundos de audio, automáticamente. En seguida aparecen en pantalla:

• Un resumen del fragmento creado por la IA de la App

• 3 botones: etiquetar, compartir y editar

• Una frase valiosa de lo capturado lista para compartir como imagen, seleccionada por la IA

Voy a usar como ejemplo un fragmento que capturé del episodio “Brasil: los celulares y la disputa por la atención de los niños”, de el podcast “El Hilo” (uno de mis favoritos 🫶🏽).

Como puedes ver en la imagen, el fragmento dura poco más de 18 min, lo que quiere decir que lo edité (la aplicación guarda fragmentos de 90s de forma predeterminada, pero son editadles en duración). Escúchalo aquí: clic aquí.

Si viste lo que apareció en pantalla, la IA creó un resumen del fragmento al que tituló: Enseñar a nada en internet. Además, lo clasificó como advice (consejo). Y, si deseo leer la transcripción, bastará hacer clic en View transcript.

Si el resumen no te agrada, le puedes pedir a la IA de Snipd que lo reescriba.

Finalmente, en la parte inferior, verás una frase lista para ser compartida, extraída del fragmento de forma automática por la IA:

Como ves, puedes guardar ideas clave que luego serán fáciles de encontrar y compartir.

Además, la IA de Snipd capturó 2 fragmentos más del episodio, de forma automática, de información que podría ser valiosa para mi, en función a los fragmentos que suelo guardar. ¡Una maravilla!.

Ahora, no todas estas funciones son gratuitas (mucha maravilla para ser real 🥹); pero, la función más importante, que es crear los fragmentos para guardarlos o enviarlos, sí que lo es; y la puedes usar todas las veces que desees. En mi caso, uso la versión gratuita, y tengo 207 snips (fragmentos) creados al día de hoy, que exporto a Reader, mi centro de control para aprender (App de la que di algunos detalles más, en: “5 herramientas que se quedaron conmigo este 2025”).

Mi experiencia personal

Yo uso Snipd incluso para mi propio podcast, "Después de Clase", donde guardo las ideas que considero más importantes. Es una herramienta que recomiendo constantemente.

Si consumes podcasts, más allá del entretenimiento, dale una oportunidad a Snipd. Te aseguro que es una aplicación que no querrás dejar de usar.

Si esta información te resultó útil, no olvides regalarme un "me gusta" y compartirla con tus colegas.

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🚀 Si disfrutas aprender algo nuevo cada semana y descubrir herramientas prácticas para tu productividad, estás en el lugar correcto. ¡Gracias por ser parte de Foco Productivo!

Si estás buscando la excusa perfecta para regalar o regalarte un dispositivo para leer libros en formato digital, lee este artículo hasta el final.

✨ Mi experiencia personal

¿Realmente vale la pena comprar un dispositivo para leer libros electrónicos? Bueno, esta es una pregunta que me hacen muchas personas desde hace algún tiempo y es que, en mi caso, ya no leo libros impresos desde hace varios años. En el año 2016, en mi primer viaje a los EE.UU:, paseaba por una tienda de la famosa cadena BestBuy buscando gadgets tecnológicos baratos y me topé con un aparato que muchas personas me habían recomendado, que no vendían en mi país: el famoso Kindle (el que aparece en el centro, en la foto inicial de esta publicación). Un dispositivo muy pequeño, casi de bolsillo, con una pantalla de algo más de 6 pulgadas, con "tinta electrónica", lo que permite leer largas horas sin dañar la vista; como lo haría la pantalla de una laptop, una tablet o un celular; eso fue lo que más me llamó la atención; además de que la batería dura una semana, aproximadamente, dependiendo del uso; y que se puede almacenar miles de libros allí (a la fecha tengo casi 350 libros y el almacenamiento debería alcanzarme para unos 8000; dudo mucho que llegue a esa cifra).

Bueno, a insistencia de algunos amigos y por curiosidad, decidí adquirir el pequeño dispositivo y una funda (indispensable comprar una para mantener la pantalla protegida de arañazos). Al día de hoy, solo hay 4 dispositivos electrónicos que cargo casi a todas partes: el móvil, unos audífonos Sony WF-1000XM5 (que merecen una review aparte), un iPad Mini y mi Kindle Paperwhite (mi segundo dispositivo Kindle).

A estas alturas seguro ya te diste cuenta que mi respuesta al título de esta publicación es sí, un rotundo sí. Pero, ¿por qué?, ¿cuáles son las razones por las que valoro tanto este dispositivos?. Aquí no voy a escribir sobre las características del Kindle, para eso hay muchos artículos y vídeos en la Web, les comentaré sobre mis razones para elegirlo hace 9 años, y seguirlo utilizando de forma intensiva:

1º MOTIVO: LA EXPERIENCIA SIN DISTRACCIONES

A quien le importa mucho la salud digital, y el mantener un equilibrio entre estar conectado y desconectado; puede pensar que la experiencia de leer en un Kindle y leer en un celular o una buena tablet resulta lo mismo; porque a fin de cuentas es un aparato electrónico que se puede conectar a Internet. Mi respuesta es: NO.

El Kindle no tiene notificaciones, aplicación de tareas, calendario, correo, redes sociales, etc.; es un dispositivo para leer únicamente, sin más. Una experiencia muy similar a la de leer un libro de papel, solo que sin el temor de que se pierda la última página en la que te quedaste, o sin tener que hacer malabares para acomodarlo por ser muy grande o pesado: pesa poco más de 200 gramos, únicamente; menos que la mayoría de celulares.

2º MOTIVO: TODOS MIS LIBROS EN UN SOLO LUGAR

Quizás sea uno de los motivos principales, y no es que los libros se guarden en el dispositivo, se guardan en la nube, en tu cuenta de Amazon (gratuita), además de que en el dispositivo, para leer offline; lo que permite cambiar de dispositivo y seguir leyendo, justo donde lo dejaste. Miles de libros en la palma de tu mano. Esto implica que todo lo que hayas resaltado o anotado, también lo tienes disponible. Así no necesitas recordar lo más importante de un libro, porque lo tienes siempre contigo, sin estropear las hojas, sin tener que adherir decenas de post-its, que luego, con el tiempo, se despegarán. Tema aparte es su portabilidad, al ser muy pequeño es fácil de llevar a todas partes.

3º MOTIVO: MUY BUENOS TÍTULOS A BAJO COSTO

Si comparamos los precios de los libros en formato físico vs. su versión digital, la diferencia de precios suele ser significativa. Me ha tocado comprar libros hasta a la cuarta parte de su precio en físico. Si pensamos en los escritores, el formato digital de sus obras, vendido a través de tiendas formales, también representa nuevos mercados y un mayor número de potenciales lectores. Compro como mínimo un libro al mes y gasto entre 6 y 20 dólares habitualmente; si debo establecer un promedio sería de 10 dólares por libro, aproximadamente.

4º MOTIVO: LIBROS DE CUALQUIER PARTE DISPONIBLES DESDE EL DÍA DE SU PUBLICACIÓN

Este es para mi el motivo principal, no tener que esperar a que un libro nuevo llegue a las librerías de mi país para poder adquirirlo; incluso se puede comprar o reservar en preventa. Gracias a los libros digitales, muchos títulos salen a la venta en español desde su lanzamiento; claro que en algunos casos no, pero si leer en inglés no es un problema (el Kindle además incluye un traductor de palabras y frases), podemos leer casi cualquier texto tan pronto sale a la venta. Hoy mismo adquirí un libro de la colección de Harvard Business Review, de un precio aproximado de USD$ 40, en su versión en papel, por USD$ 12, en versión digital, el mismo día que apareció en librerías en los EE.UU. Una locura.

5º MOTIVO: MUY BUENAS RECOMENDACIONES

Este es un gran plus. Si tienes preferencias por temas específicos, incluso de temáticas muy de nicho, las recomendaciones de lac aplicación en el Kindle son bastante acertadas, para seguir profundizando en esos temas. Ahora, si creas una cuenta en Goodreads, una especie de red social de lectores, y afilias tu cuenta de Amazon Kindle a esa red social, tendrás aún mejores recomendaciones y podrás acceder a los comentarios y valoraciones elaboradas por otros lectores. Vale mucho la pena hacerlo.

6º MOTIVO: GUARDO TODO LO QUE RESALTO Y ANOTO EN UN SOLO LUGAR (¡Y SE PUEDE EXPORTAR!)

En un Kindle puedes resaltar todos los pasajes que te resulten interesantes de un libro, también puedes tomar notas. Todo lo que crees estará siempre disponible y sincronizado en todos tus dispositivos. Además, si creaste una cuenta de Goodreads, podrás acceder de forma muy rápida a tus notas y frases resaltadas de todos tus libros. Ahora, si deseas ir más allá, puedes exportar todo lo que hayas resaltado a aplicaciones como Evernote o Notion, con unos pocos clics (para esto, recomiendo leer sobre la aplicación IFTTT, que permite automatizar esta acción, de forma gratuita). Personalmente, uso una aplicación de pago llamada Readwise. Gracias a esta aplicación, todo lo que resalto en cualquier libro digital lo tengo a mano, incluso clasificado con etiquetas.

7º MOTIVO: EXCELENTE RELACIÓN PRECIO-UTILIDAD

El Kindle es un dispositivo de bajo costo, definitivamente cuesta menos que una tablet o un celular; y si lees con frecuencia su compra jamás será un gasto, es una gran inversión. Hoy en día, el Kindle más barato, cuesta unos USD$ 109 en los EE.UU.; podría costar algo más en otros países, pero vale mucho más de lo que cuesta, se los garantizo.

8º MOTIVO: PODER EMPEZAR LEYENDO EN UN DISPOSITIVO Y CONTINUAR EN OTRO

¿Qué pasa si no tienes tu Kindle a mano pero quieres seguir leyendo un libro o un artículo que enviaste a este dispositivo? Pues, descargando la aplicación Kindle en tu celular, tablet o laptop, puedes continuar la lectura en donde la dejaste. Esto es algo que puede pasar si estás esperando en algún lugar, como la fila de un banco o de un supermercado, o estás en un descanso del trabajo. Todos tus libros estarán a mano en tus dispositivos, la sincronización es en tiempo real.

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📚 ¿QUÉ ESTOY LEYENDO AHORA?

Actualmente estoy leyendo dos libros que me tienen muy interesado:

• 📖 "La generación ansiosa: Por qué las redes sociales están causando una epidemia de enfermedades mentales entre nuestros jóvenes” de Jonathan Haidt

• 📖 "Sponsor Magnet: How to Attract, Price, & Execute Your Dream Brand Partnerships” de Justin Moore

Ambos en mi Kindle, y cada uno aportando algo distinto a mi visión y aprendizaje. El primero aborda el impacto de la ansiedad, generada por las redes sociales, en los jóvenes de hoy; mientras que el segundo es una guía para atraer patrocinadores y oportunidades a proyectos para creadores de contenido.

¿Te imaginas lo que sería cargar 2, 3 o 4 libros contigo, todo el tiempo? A esto me refiero 😎👍🏽

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Tomar apuntes para tenerlos disponibles cuando los necesitamos suele ser un dolor de cabeza para muchos; lo fue para mí durante varios años. En mi caso, no estaba seguro de si debía llevar una libreta, de qué tamaño, si debía cargar un lapicero de esos que se borra con la parte posterior, o quizás usar una aplicación… o ambos. A pesar de contar con sistemas propios —desde libretas y lapiceros hasta aplicaciones muy sofisticadas— muchos nos seguimos preguntando si la forma en que tomamos notas es la adecuada, o si existe una mejor. Porque, seamos honestos, cuando necesitamos nuestros apuntes, a veces no tenemos idea de dónde está lo que buscamos. ¡Qué dolor de cabeza!

No haré aquí comparaciones entre apuntes a mano vs. digitales, porque el título del artículo ya delata una preferencia clara. Pero sí espero que, si aún no has migrado al mundo digital, este texto te dé algunos motivos de peso para considerarlo.

📲 RAZÓN #1: TOMAR APUNTES Y LEERLOS DESDE CUALQUIER DISPOSITIVO

Nada como capturar una idea cuando aparece, sin postergarla ni arriesgarse a perderla. Y eso solo es posible si tenemos a mano un dispositivo para registrarla en el momento exacto. Ya sea que estés leyendo un artículo, escuchando un podcast (como Después de Clase Podcast 😎👍🏽), conversando, visitando un museo o en plena reunión: tomar notas sobre la marcha es una necesidad real.

¿Podrías llevar una libreta siempre contigo? Sí. ¿Pero qué pasa si la olvidas, se moja o se extravía? Eso me ocurrió a mí: dejé una libreta en el asiento de un taxi, y nunca la pude recuperar 🥹. Desde entonces, pasé a tomar notas digitales usando mi celular, tablet o laptop. Aplicaciones como Evernote, Notion, Google Keep, Apple Notes o GoodNotes almacenan todo en la nube, así que no solo tengo un respaldo seguro: puedo acceder a mis notas desde cualquier dispositivo, en cualquier momento.

Ese simple cambio —tener acceso inmediato y universal— es, para mí, un antes y un después. De hecho, este artículo lo estoy escribiendo desde una nota de Evernote. Es mi app principal para tomar apuntes, redactar artículos, planificar entrevistas para el podcast, o esbozar ideas para esta newsletter.

✍️ RAZÓN #2: TOMAR APUNTES A MANO O CON TECLADO

Esta ventaja depende del dispositivo que uses. Como mencioné en otro artículo (iPad Pro: el dispositivo que cambió mi forma de trabajar en movilidad), contar con una tableta es una gran idea, ya sea como herramienta principal o complementaria. Las tablets actuales han mejorado notablemente la experiencia de escritura a mano. Apps como GoodNotes o Notability (en iPad) y otras opciones para Android (especialmente en tablets Samsung o Huawei, con stylus) permiten escribir con gran precisión y flexibilidad.

Es cierto que no es lo mismo que escribir sobre papel, pero puedes hacer mucho más: usar diferentes colores, insertar formas o imágenes, cambiar el tipo de trazo, añadir enlaces o exportar el contenido en segundos.

Por ejemplo, a mí me gusta tomar notas a mano en reuniones o eventos con mi iPad Mini: es ligero y práctico. Y como Evernote (mi App favorita de apuntes 🐘) permite mezclar escritura manual con texto digital, todo queda guardado en el mismo lugar. En ocasiones, también tomo apuntes a mano, en una libreta de papel; pero luego escaneo lo escrito y lo traslado a mi App de notas, por los beneficios expuestos en la RAZÓN #1, entre otros.

📎 RAZÓN #3: ADJUNTAR DIVERSOS TIPOS DE ARCHIVOS

Este punto se complementa con el anterior. Tomar notas a mano o con teclado es útil, pero lo es aún más cuando puedes añadir imágenes, grabaciones, PDFs, capturas de tarjetas, enlaces, presentaciones y otros archivos relevantes. Y si además puedes anotar sobre ellos —subrayar, tachar, resaltar, comentar— entonces tu nota se convierte en una pieza de trabajo completa.

La posibilidad de centralizar toda esa información en un solo lugar, para luego convertirla en acciones, ideas o proyectos, es una verdadera ventaja. Puedes empezar un apunte en la laptop y continuarlo desde el celular en otro momento. Esa fluidez no es un lujo: es una herramienta real de productividad.

🧠 RAZÓN #4: ENRIQUECER LAS NOTAS Y LA EXPERIENCIA

Aquí agrupo varias razones prácticas para no extender demasiado el artículo. Las notas digitales permiten:

• Añadir recordatorios o tareas

• Dictar por voz

• Resaltar con colores

• Mover contenido fácilmente

• Compartir con otras personas

• Tomar apuntes colaborativos

• Dibujar o esquematizar

• Escanear notas manuscritas

• Clasificar por carpetas o etiquetas

• Proteger con contraseña

• Dar formato enriquecido

• Insertar tablas, listas o archivos

Cada app tiene sus propios trucos y valores añadidos, pero en general, la experiencia digital supera con creces lo que una hoja puede ofrecer por sí sola.

Trabajar así, tomando notas que no se pierden, que se enriquecen y que te acompañan estés donde estés, hará que tus ideas tengan más dirección. No siempre saldrá perfecto, claro. Habrá días en los que la información se te escape o en los que olvides capturar algo importante.

Pero cuando vuelvas a tu sistema confiable, recuperarás algo clave: claridad.

No se trata de digitalizarlo todo por moda, sino de construir una manera de pensar que te ayude a recordar lo que importa.

Porque si no capturas tus ideas tú, terminarás olvidándolas.

¿Y tú?

¿Tomas notas en digital o sigues prefiriendo el papel?

Si algo de esto resuena contigo, o si tienes otra forma de tomar apuntes, me encantaría leerte en los comentarios.

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Acompaño a personas y organizaciones que quieren trabajar con foco, organizarse mejor y gestionar sus proyectos con más claridad.

📬 Puedes escribirme directamente a: alberto@edtechlatam.org

Estaré encantado de conversar contigo.

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